De mailbox van een gemiddelde professional in bijna elke branche wordt overspoeld met uitnodigingen voor allerlei (gratis) events. Veel mensen zijn geneigd zich aan te melden en vervolgens te denken “Ik kijk wel even of ik er tijd voor heb”. Gevolg: een hoge no-show en een teleurstellende event ROI. Wij leggen uit hoe je de event ROI kunt verhogen door een (kleine) vergoeding te vragen voor je event tickets.
Betaalde events leiden tot een hogere ROI
Ruim 20 jaar geleden heeft eventmarketing een vlucht genomen door de opkomst van de experience economy. Marketing- en eventprofessionals ontdekten hoe krachtig het is om je doelgroep fysiek bij elkaar te brengen. Inmiddels zijn events booming business en worden ze steeds vaker ingezet: bedrijven organiseren nu meer dan 25 (!) events per jaar. Veel van deze events zijn gratis. Dit lijkt een positieve ontwikkeling, maar is dit wel echt zo? ‘Gratis’ events zijn lang niet altijd gratis: het organiseren van een event kost tijd, geld en energie. Hier zijn 3 redenen waarom een (kleine) bijdrage van je bezoeker kan leiden tot een beter event.
1. Lagere no-show
Een hoge no-show is de frustratie van elke event professional. Een lage opkomst leidt vaak tot teleurstelling bij de aanwezigen. De meeste deelnemers komen immers niet alleen voor het inhoudelijke programma, maar ook om te netwerken met bijvoorbeeld vakgenoten. Ook lopen de kosten per bezoeker behoorlijk op - je berekent de catering en het aantal medewerkers op basis van het aantal registraties. Het vragen van een vergoeding kan een oplossing bieden. Wanneer er betaald moet worden voor een toegangsticket, committeert jouw bezoeker zich aan het event. Daarmee vergroot je de kans de kans dat deze bezoeker ook daadwerkelijk komt.
TIP: Ook de afmeldknop in je email uitnodiging verdient aandacht! Hoewel je niet wilt stimuleren dat mensen zich afmelden, is het wel belangrijk om je genodigden hiervoor de kans te geven.
2. Kwalitief betere programma's
Het lijkt efficiënt: veel evenementen organiseren tegen een laag budget. Maar de beperkte budgetten gaan vaak ten koste van de inhoud en kwaliteit van het event. Goede events kosten nou eenmaal geld. Ga maar na: goede sprekers, een mooie locatie en professionele catering zijn niet goedkoop - maar zorgen wél voor toegevoegde waarde. Om te zorgen dat jouw event eruit springt tussen de 19.000 events die elk jaar worden georganiseerd, moeten je concept, inhoud en uitstraling onderscheidend zijn voor je bezoekers. De inkomsten die je genereert met de kaartverkoop kun je gebruiken voor goede sprekers en een inhoudelijk sterk programma. Jouw genodigden zijn eerder geneigd zich aan te melden (en daadwerkelijk deel te nemen!) wanneer er een interessante keynote speaker op het programma staat.
3. Het juiste publiek
Voorafgaand aan je event bepaal je de doelstellingen. Bijvoorbeeld het genereren van leads, het verbeteren van de relatie met je klant, of het aantrekken van influencers. Betaalde events trekken een ander, meer betrokken publiek dan gratis events: de ‘shoppers’ die vooral geïnteresseerd zijn in een (gratis) lunch en het uitdelen van visitekaartjes zullen minder geneigd zijn om zich aan te melden voor jouw event als ze moeten betalen voor hun event tickets. Wanneer het juiste publiek aanwezig is op je event, heeft dit direct invloed op de event ROI.
Sommige events blijven altijd ‘gratis’
De transitie van ‘gratis’ naar ‘betaald’ geldt niet voor alle type events. Het spreekt voor zich dat interne medewerkers- en netwerkevents ook in de toekomst gratis blijven. Maar blijf ook kritisch kijken naar deze events: wat is de toegevoegde waarde? En hoe staat het met de ROI van deze events? Wanneer dit niet duidelijk is, kun je jezelf afvragen of het event in deze vorm wel passend is.
Zorg voor meetbare ROI
Zonder goede doelstellingen is het onmogelijk het resultaat van een event te meten. Denk daarom op voorhand goed na over wat je met een event wilt bereiken. Zijn je doelstellingen meetbaar? Begrijp je wat de doelgroep nodig heeft? En hoe ziet jouw ideale publiek er eigenlijk uit? Het loont de moeite om aandacht te besteden aan deze vragen, vóórdat je met de organisatie begint. Hulp nodig? De Momice Event Blueprint is een handige, gratis tool die jou hierbij kan helpen.
Dit vind je misschien ook interessant:
