B2B eventmanagers weten dat registratie in veel gevallen meer is dan een simpele ‘RSVP’. Door verschillende doelgroepen en complexe schema's met meerdere subsessies is het registratietraject soms een ingewikkelde puzzel. Goed nieuws: wij helpen je de puzzel op te lossen met een aantal eenvoudige stappen.
Meer voordelen van Momice bekijken? We hebben ze gebundeld in een handige onepager. 
5 vragen voor een goed raamwerk
Voordat je begint met het maken van je registratieformulier met behulp van je favoriete event software, is het slim om vast te stellen hoe het raamwerk van je event registratie eruit moet komen te zien. Dit doe je door de volgende 5 vragen te beantwoorden voor jouw event.
1. Wie mag er komen? (Genodigdenlijsten)
Is je event toegankelijk is voor een breder publiek? Kies dan voor open registratie: iedereen kan het registratieformulier invullen. Wil je grip houden op wie er komt? Dan is persoonlijke registratie de veiligste optie: in dit geval kunnen alleen degenen met een persoonlijke link of code zich aanmelden voor je event.
Je hebt in veel gevallen wel te maken met meerdere genodigdenlijsten: 'gewone' relaties, VIPS, pers of partners. Het verzamelen van deze lijsten in Excel is foutgevoelig en duurt lang. Gebruik daarom liever eventsoftware die je kan helpen bij het ontdubbelen van gasten en het beheren van meerdere lijsten.
Heb je de lijsten geïmporteerd? Dan kun je heel eenvoudig een RSVP of uitnodiging sturen naar de juiste genodigden — of een reminder naar diegenen die nog niet hebben gereageerd. Ook handig: de gegevens die al bekend zijn, worden automatisch vooraf ingevuld. Dit scheelt de genodigde weer tijd.
2. Hoeveel mensen verwacht je?
Het is belangrijk om het totale aantal aanwezigen vast te stellen - en te berekenen hoeveel mensen je uit moet nodigen om op dit getal uit te komen. Hoeveel mensen wil je uiteindelijk ontvangen op je event? Wat is de beschikbaarheid van de locatie en de verschillende zalen? Wat gebeurt er als het maximum bereikt is? En wat doe je als niet voldoende mensen zich aanmelden? De ervaring leert dat gemiddeld slechts 50% van de genodigden zich registreert voor een B2B event. En van het aantal geregistreerden kun je ervan uitgaan dat een no-show van ongeveer 20% geen slechte score is. Lees ook deze blog over hoe je je no-show verlaagt.
Met deze gegevens kun je het aantal genodigden eenvoudig berekenen. Is jouw event populair? Dan is het wellicht een goed idee om een wachtlijst in het leven te roepen, zodat uiteindelijk zoveel mogelijk mensen de gelegenheid hebben om naar jouw event te komen!
3. Zijn er subsessies met een maximum capaciteit?
Veel B2B events bieden workshops, subsessies of andere flexibele programma-elementen met een beperkt aantal plaatsen. Schrijf het registratietraject voor deze sessies uit. Vooral het werken met verschillende tijds-slots kan een uitdaging zijn, zeker wanneer je niet beschikt over flexibele event registratie software.
Heb je wel beschikking over eventsoftware, bijvoorbeeld Momice? Dan is het mogelijk om een maximum in te stellen voor elke sub-sessie. Zie je dat een workshop sneller volloopt dan verwacht? Dan kun je op tijd kijken of er een grotere ruimte beschikbaar is, of om de workshop meerdere keren aan te bieden, bijvoorbeeld in de ochtend en in de middag. TIP: geef je een workshop meerdere keren? Maak dan voor elk tijdslot een nieuwe workshop aan in het registratieformulier.
4. Mag jouw genodigde iemand meenemen?
Als je genodigde een relatie of collega (+1) mag meenemen, is het verstandig om dit proces goed door te denken: welke gegevens heb je nodig van de ‘extra’ persoon? Krijgt hij/zij een aparte e-ticket? Of wil je deze liever naar jouw eigen relatie sturen? En wie verzorgt de uiteindelijke aanmelding? Bedenk deze stappen op voorhand en bespaar jezelf de extra rompslomp van het achteraf aanpassen van de settings of het nasturen van tickets.
5. Ga je je genodigden inchecken op het event?
Bij Momice geloven we dat het inchecken van je bezoekers een must is. Het is de enige manier om te weten wie er bij was en wie niet. Deze gegevens zijn essentieel voor je follow-up: bedank de mensen die er waren en vraag ze om feedback. En overweeg degenen die er niet waren te bellen. Zo verbeter je de relatie met je genodigden en kom je meer te weten over hun beweegredenen en behoeftes!
Maak het registratieformulier in no-time
Als je deze 5 vragen voor jezelf hebt beantwoord, wordt het opzetten van je registratie een stuk eenvoudiger. Houd het formulier zo kort mogelijk en verzamel vooraf zoveel mogelijk gegevens, zodat je genodigde zo min mogelijk zelf hoeft in te vullen.
Last but not least: vergeet niet te testen. Vraag ook je collega’s om mee te kijken of de teksten en de registraties soepel lopen. Twee paar ogen zien altijd meer dan 1! Tot slot: vergeet niet om ook een ‘afmeld’ optie op te nemen!
Momice features voor het uitnodigingsproces
Uiteraard staat het registratieformulier niet op zichzelf. Voordat je kunt beginnen met uitnodigen moeten de uitnodigingstekst, de bevestigingsmail, eventueel e-ticket en de event website allemaal klaarstaan. Gelukkig kun je dit allemaal heel eenvoudig beheren met Momice. Kijk snel naar alle features!
Dit vind je misschien ook interessant:
