Als event manager weet je precies hoe je een evenement organiseert. Je hebt een event website, strakke mailings en de aanmeldingen voor je workshop zijn slim opgezet. Maar hoe til je jouw event naar een nog hoger niveau? Hier volgen 5 event tips om het maximale uit je event te halen.
1. Blijf top-of-mind
Tussen de save-the-date mail en de dag van het event zit vaak een aantal maanden. Als je van de radar verdwijnt, kan het zijn dat jouw drukke genodigden het event vergeten. Zorg ervoor dat je top-of-mind blijft: stuur regelmatig mails met interessante event-updates en verwijs hierin altijd naar de event website.
2. Check je deelnemers in
Om echt te weten wat je event oplevert, moet je weten wie er aanwezig was. Door de e-tickets van jouw aanwezigen te scannen met een smartphone of tablet en de Momice Check-in app, houd je altijd het overzicht van wie binnen is. Zonder gedoe met Excel-lijsten. Als je het helemaal soepel wilt laten verlopen, laat je ook de badge labels ter plekke uit de printer rollen, zodat je nooit blijft zitten met ongebruikte badges.
3. Haal meer uit je event statistieken
Statistieken geven waardevolle inzichten in de aanloop naar je event en vertellen je achteraf exact hoe jouw event heeft gepresteerd. In de software van Momice kun je per module de statistieken en rapportages inzien:
- Registratie statistieken: Hoeveel personen zijn uitgenodigd en hoeveel daarvan hebben zich aan- en afgemeld.
- Email statistieken: In elke mailcampagne kun je de click through rate (CTR), open rate zien. Ook kun je het aantal bounces achterhalen, zodat je database up-to-date blijft. Lees meer over effectieve mails.
- Website statistieken: Bekijk op elk gewenst moment het totaal aantal website bezoeken, het gebruik van de event website op verschillende apparaten en de meest bezochte pagina’s.
- Enquête statistieken: Per enquête zie je het aantal respondenten, het voltooiingspercentage en de gemiddelde tijd tot voltooien van de enquête.
Met Momice kun je vanuit deze statistieken een mooie rapportage maken (Excel of PDF) die je gemakkelijk met je manager of collega’s kunt delen.
4. Meet het enthousiasme met de NPS score
Welke bezoekers zijn het meest kritisch en wie zijn je grootste fans? De Net Promoter Score (NPS) meet het enthousiasme van je bezoeker. Je kunt de NPS score meten met 1 enkele vraag: “In welke mate zou je dit event aanbevelen aan een vriend of collega?”. Deze vraag is een standaard-optie in de Momice enquête. Jouw NPS score wordt automatisch berekend.
5. Houd je database up-to-date
In het registratieformulier van je event vraag je de genodigde een aantal gegevens in te vullen, zoals telefoonnummer, emailadres, etc. Je ontvangt dus meteen de meest actuele data van belangrijke klanten! Het is zonde om deze data van je connecties te laten liggen na het event. Voeg na het event de data uit Momice toe aan jouw CRM systeem.
Bonus: Event hacks
Hack #1: Event dupliceren
Wanneer je een soortgelijk event organiseert, kun je met Momice een oud event dupliceren. De instellingen, teksten en afbeeldingen van het vorige event worden overgenomen, je hoeft slechts na te lopen of deze ook kloppen voor dit event - en eventueel wat kleine dingen te wijzigen. Dit scheelt een hoop tijd!
Hack #2: Urgentie creëren
Communiceer altijd aan je genodigden hoeveel plaatsen er beschikbaar zijn voor het event of bepaalde workshop. Door aan te geven dat er maar een beperkt aantal stoelen beschikbaar is, zijn je genodigden zijn sneller geneigd zich aan te melden.
Hack #3: Verschillende doelgroepen
Maak verschillende tickets aan voor de verschillende doelgroepen van jouw event. Op deze manier kun je het programma én de communicatie personaliseren. Ook krijg je op deze manier meer inzicht in hoe de jouw event aansluit op de behoeften van de doelgroep.
LET OP! Deze tips gelden natuurlijk niet alleen voor face-to-face events, maar zijn ook van toepassing op online events!
