Een belangrijk onderdeel van jouw event is aanwezigheidsregistratie: het in- en uitchecken van je genodigden bij aankomst en vertrek. Het is van groot belang dat dit soepel verloopt. Je wilt immers dat de ervaring van je bezoeker zo positief mogelijk is!
Hier zijn 10 tips voor een soepele check-in:
- Tip 1: Test alle stappen van het registratieproces op voorhand, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
- Tip 2: Zorg voor voldoende scanpunten om het inchecken zo vlot mogelijk te laten verlopen.
- Tip 3: Stel de balie met scanpunten bij de entree zo breed mogelijk op, zodat je meerdere deelnemers tegelijkertijd kunt checken.
- Tip 4: Versnel het incheckproces door de deelnemers in de rij erop te attenderen hun e-ticket gereed te houden. Haal mensen zonder e-ticket zo snel mogelijk uit de rij en verwijs ze door naar een medewerker die ze verder kan helpen.
- Tip 5: Zorg voor een extra medewerker die deelnemers zonder e-ticket kan toevoegen en direct inchecken.
- Tip 6: Zorg voor een stabiele internetverbinding, het liefst 4G of beter. Vertrouw niet blind op de WIFI van de locatie - deze kan minder stabiel zijn wanneer er veel bezoekers aanwezig zijn.
- Tip 7: Gebruik volledig opgeladen smartphones of tablets voor scannen en houd laders bij de hand. Neem eventueel powerbanks mee voor een outdoor event.
- Tip 8: Ga voor contactloos! Activeer de zelf-check-in modus om de bezoekers zichzelf te laten inchecken, zonder tussenkomst van een host(ess).
- Tip 9: Laat de deelnemers zelf hun badge pakken. Wanneer je ervoor kiest om ter plekke labels te printen kunnen deelnemers hun eigen badge samenstellen met automatisch geprinte labels.
- Tip 10: Voor de privacy en veiligheid: vergeet niet om na het event de login code te deactiveren. Zo voorkom je dat hostesses of anderen nog toegang hebben tot de check-in gegevens.
- Bonustip: Wees op tijd met het bestellen van de badges en lanyards. Houd rekening met een levertijd van 10 tot 15 werkdagen.
Inchecken leidt tot inzichten
Voor welk type zakelijke events is het interessant om deelnemers in- en uit te checken? Eigenlijk is het voor ieder event interessant om precies te weten wie er wel en niet aanwezig is. Achteraf kun je de aanwezigen een enquête sturen om relevante eventdata te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van workshops of welke keynote spreker het populairst was. Daarnaast kun je eenvoudig het no-show percentage van jouw event berekenen wanneer je bijhoudt wie zich heeft aangemeld - en wie daadwerkelijk aanwezig was. Steeds meer organisaties vragen een (kleine) vergoeding aan de personen die zich niet netjes hebben afgemeld in de laatste 24/48 uur.
Inchecken maakt personalisatie mogelijk
Ook kan je de communicatie naar jouw deelnemers personaliseren. Naar de aanwezigen stuur je een ander bericht dan naar de afwezigen. Vertel afwezigen dat je ze gemist hebt en vraag naar de reden van hun afwezigheid. Dit kan nuttige informatie opleveren voor de volgende keer! De respons op bedankmails en enquêtes voor feedback is over het algemeen hoger bij een persoonlijke benadering. Ook kun je jouw contacten gerichter benaderen voor toekomstige events, wanneer je weet welke events ze hebben bijgewoond. Indirect zal het in- en uitchecken van genodigden er dus voor zorgen dat jij uiteindelijk je event doelstellingen (nog) beter kan meten.
Inchecken bij betaalde events
Bij betaalde events ligt het no-show percentage over het algemeen lager dan bij gratis events. Toch is het ook hier belangrijk om je bezoekers in te checken. Je wilt immers alleen mensen binnenlaten die betaald hebben voor hun ticket. Betaalde tickets kunnen worden ingezet bij conferenties, congressen, symposia of seminars. Lees hier meer over het inzetten van (betaalde) tickets voor je event.
In- en uitchecken op bijscholingsevents
Bij verplichte events (bijvoorbeeld bij bijscholingsevents zoals een BHV cursus, waarbij accreditatiepunten toekennen een belangrijk onderdeel is) is het in- en uitchecken van aanwezigen erg belangrijk. Jij als event manager wil fraude voorkomen en het liefst op een andere manier dan handmatig in Excel bijhouden wie er wel en geen punten heeft verdiend. Met een goede incheck app houd je eenvoudig het overzicht.
Maak gebruik van event registratiesoftware
Wanneer je gebruikt maakt van Momice event registratiesoftware wordt een e-ticket inclusief QR-code automatisch meegestuurd met de registratiebevestiging. Je kunt deze QR-code eenvoudig scannen, met de Momice Check-in app op je eigen smartphone - zo kun je realtime zien wie er binnen is en wie niet.
Alle features van Momice op een rij? 
Momice Check-in & badges: complete on-site registratie
Met Momice verzorg je de complete on-site registratie:
√ Contactloos inchecken met je eigen smartphone of tablet
√ Direct labels printen voor op de naambadges
√ Complete on-site registratieset huren bij Momice (printers, tablets, standaards)
√ Badges & lanyards in de stijl van jouw event
√ Geld besparen door eigen apparatuur aan te schaffen
Meer informatie over Momice Check-in vind je hier, of bekijk direct de brochure:
Dit vind je misschien ook interessant
- Webinar Succesvolle events in minder tijd (meerdere data)
- Webinar on-site registratie (inclusief Q&A aan het einde)
- Alles over event registratie
