De ultieme gids voor eventregistratie

Eventregistratie: een hoop gedoe? 

Zonder de juiste software kan eventregistratie en communicatie met bezoekers behoorlijk tijdrovend en foutgevoelig zijn. Herken jij als eventprofessional de volgende uitdagingen? 

• Handmatig registraties bijhouden
• Veel verschillende systemen
• Tijdrovende registratie & uitnodigingen
• Fouten in het (handmatige) proces 
• Geen grip op je events
• Gebrek aan overzicht & inzicht
  
  

De stappen van eventregistratie

Het kan ook anders. Eventsoftware is speciaal ontwikkeld om de volgende 10 stappen sneller en soepeler te laten verlopen:

1. De organisator maakt een event website met alle belangrijke event-info. 
2. De organisator stuurt een save-the-date of uitnodigingsmail
3. De genodigde kan zich aanmelden (via het digitale formulier op de event website) of koopt een ticket.
4. De genodigde ontvangt een registratiebevestiging (met e-ticket) per mail.
5. Heeft de genodigde zich niet aan- of afgemeld, dan stuurt de organisator een remindermail.
6. In de aanloop naar het event plaatst de organisator alle relevante event informatie op de event website.
7. De organisatie stuurt regelmatig updatemails om de deelnemers betrokken te houden bij het event.
8. Op de dag zelf worden de deelnemers ingecheckt door de QR-code op het e-ticket te scannen.
9. Na het event deelt de organisator interessante content op de event website met de aanwezigen in een bedankmail.
10. Het event wordt geëvalueerd met een korte bezoekersenquête.
    
    

Verschillende systemen

Hoewel er veel goede tools beschikbaar zijn voor alle verschillende onderdelen heeft deze aanpak 1 groot nadeel: de systemen zijn niet met elkaar verbonden. Het gevolg is dat jij als event organisator handmatig lijsten moet importen en exporteren en moet zorgen dat de informatie op alle plekken wordt bijgehouden. Hier is veel winst te behalen! 

De oplossing: goede eventsoftware!

Goede event(registratie)software bespaart jou als event manager veel tijd, geld en energie – en helpt fouten voorkomen.

• Geen gedoe meer met Excel of Outlook.
• Alle communicatie met bezoekers vanuit 1 tool.
• Overzicht en inzicht in jouw eventregistraties, mailings en resultaten.
• Professionele mailings & websites.
• Gemakkelijk en snel bezoekers inchecken.
• Veilig tickets verkopen.
• Uitgebreide statistieken en enquêteresultaten voor de evaluatie.
  
  

Bezoekersregistratie

Registratieformulier

Jouw genodigde kan zich registreren voor het event en eventueel direct een ticket aanschaffen. Jij als organisator bepaalt de registratievragen en stelt eenvoudig en snel een formulier samen. De persoonlijke gegevens die al bij jou als organisator bekend zijn, kun je van tevoren inladen, zodat de registratie voor jouw genodigde zo soepel mogelijk verloopt.

Registratieoverzicht

Een overzicht waarin wordt bijgehouden wie zich heeft aangemeld (en afgemeld!) voor het event, en wie nog niet gereageerd heeft (handig voor het versturen van een reminder mail). Gebruik verschillende lijsten voor verschillende doelgroepen (leads, klanten, partners, VIPS) om gepersonaliseerde emails te sturen.

Contacten / database

Beheer de contactgegevens van jouw genodigden, inclusief extra velden voor bedrijfsinformatie, voorkeuren of bijvoorbeeld workshopkeuze. 

Introducéregistratie

Voor sommige events wil je jouw genodigde de mogelijkheid geven om iemand mee te nemen (een +1). Door ook de registratie van introducees te automatiseren weet je exact hoeveel mensen je kunt verwachten – en wie bij wie hoort. 

Reservelijst 

Voor populaire events kan het slim zijn om een reservelijst te activeren. Als het maximumaantal bezoekers bereikt is, wordt de reservelijst geactiveerd. Wanneer iemand zich afmeldt voor het event, kun je de lege plekken opvullen met mensen van de reservelijst. 

Workshopregistratie

Event mailings

Save the date/uitnodiging

Een save-the-date of uitnodigingsmail is het eerste contact met je genodigde. Zorg er daarom voor dat het er professioneel en aantrekkelijk uitziet en zorg voor een duidelijke boodschap: meld je aan!

Registratiebevestiging

De genodigde ontvangt een registratiebevestiging per email wanneer de registratie is afgerond. In deze mail vindt de geregistreerde een overzicht van de registratiegegevens en de belangrijkste event-info (locatie, tijden etc), een e-ticket met QR-code, een agendalink, een afmeldlink en een link naar de event website.

Reminders

Heeft jouw genodigde zich niet aan- of afgemeld voor het event? Dan kan het zijn dat de uitnodiging aan de aandacht is ontsnapt. Stuur daarom een iets aangepaste versie van de uitnodiging als reminder, zodat hij/zij zich alsnog kan aanmelden. 

Updatemails

In een updatemail kondig je nieuwe of relevante informatie aan over het event, om je bezoeker betrokken te houden. Verwijs hierbij altijd naar de event website, zodat de lezer altijd de nieuwste informatie te zien krijgt. 

Bedankmail

Na het event kun je foto’s, video’s of presentaties van sprekers op de event website plaatsen en de deelnemers hiervan op de hoogte stellen in een bedankmail. Neem hiermee ook een link mee naar de event enquête om zo het succes te evalueren. 

On-site registratie

Bezoekersregistratie

Op de dag van het event wil je weten wie er binnen is. En dan het liefst zonder handmatig Excellijsten bij te houden aan de deur. Scan de QR-code op het e-ticket van je bezoeker met een smartphone of tablet. In het registratieoverzicht zie je precies wie aanwezig is – en wie niet. 

Self check-in 

Het is prettig als deelnemers zichzelf kunnen in- en uitchecken. Door de camera van een device op ‘selfiestand’ te zetten, kunnen bezoekers hun eigen tickets scannen en is tussenkomst van een host(ess) niet meer nodig! 

Inchecken bij deelsessies 

Wanneer je meerdere tickets aanmaakt voor de verschillende onderdelen van jouw event (bijvoorbeeld een lunch of workshop) kun je bij elk afzonderlijk onderdeel de tickets van je bezoekers scannen om zo inzicht te krijgen wie waar aan heeft deelgenomen. Handig bij verplichte events of trainingen! 

Badges

Als je jouw deelnemers een naambadge wilt geven, kun je kiezen om deze van tevoren te laten drukken door een drukker, of om het zelf (te plekke) te doen. Een slimme oplossing hiervoor is lege badges te bestellen en op de dag van het event labels te printen die direct op de badge geplakt kunnen worden. Zo hoef je nooit meer te zoeken naar de juiste naambadge en geef je jouw gasten een warm welkom! 

Met Momice regel je eenvoudige de complete on-site registratie voor jouw event. Benieuwd? Lees hier meer!

Online events

Livestreams & online programma's

Bij het organiseren van online events komt een hoop kijken. Het is prettig als jouw bezoekers vanuit de event website direct kunnen deelnemen aan de livestream. Door de livestreampagina te koppelen aan het (persoonlijke) online programma zorg je voor een soepele deelname.

Interactie

Bij online events is publieksinteractie onmisbaar. Hiervoor zijn verschillende interactietools beschikbaar. Geef deelnemers de kans om vragen te stellen, met elkaar te chatten, of leg polls voor aan publiek.

Kijkcijfers bijhouden 

Ook bij een livestream wil je weten wie er heeft deelgenomen. Het is dus slim om deelnemers ook bij online events vooraf te registreren. Op deze manier kun je via een persoonlijke link bijhouden wie er gekeken heeft. Dit geeft waardevolle inzichten in jouw online event. 

Ticketing

Event tickets 

Door het maken van event tickets voor betaalde of gratis onderdelen van je event houd je grip op de doelgroepen. Verdeel het event in verschillende onderdelen (dagprogramma, diner, workshop) maak tickets aan voor een meerdaags event, of bied tickets gefaseerd aan (Early bird, Regular etc.)

Veilig betalen 

Organiseer je een betaald event? Dan wil je je bezoeker vanuit het registratieformulier direct kunnen doorverwijzen naar een betrouwbaar betaalplatform. Jouw genodigde heeft dan één soepele aankoopervaring, en alle gegevens blijven op 1 plek. Lees meer over de voordelen van ticketingsoftware. 

E-tickets & QR-codes

Om bij te kunnen houden wie aanwezig is en wie niet, moet je bezoekers kunnen inchecken. Hiervoor heeft elke bezoeker een persoonlijk e-ticket nodig, dat meegestuurd kan worden met de registratiebevestiging. Elk ticket heeft een unieke QR-code die kan worden gescand bij de ingang van het event. 

 

Event website

Centrale plek voor alle event info

Een website als centrale plek voor alle bezoekersinformatie is onmisbaar voor je event. Toon het programma, sprekers, informatie over locatie en parkeergelegenheid en vertel de genodigde waarom zij het event niet mogen missen. Uiteraard is dit de plek waar jouw genodigde zich registreert voor het event. 

Een excellente event beleving

De eventbeleving begint bij het eerste bezoek aan de event website. De kans dat jouw genodigde zich registreert voor het event is groter als de website en professioneel en aantrekkelijk uit ziet.

Vergroot de betrokkenheid bij het event door regelmatig nieuwe, actuele content op de event website te plaatsen. Hiermee verklein je de kans op no-show. 

Community & netwerken

Breng jouw genodigden met elkaar in contact door een gastenlijst te tonen op de event website en ook na het event kun je de event website gebruiken om presentaties, foto’s en video’s of andere content te delen met de event community. 

Event resultaten en ROI

Event enquête 

Hoe heeft jouw event gepresteerd? Waren de bezoekers tevreden? Door het event te evalueren met een event enquête ontdek je hoe jouw bezoekers het event hebben ervaren. Stel verschillende vragen (open, gesloten, ratings of sterren) of meet het enthousiasme met een Net Promoter Score (NPS). 

Net Promoter Score

De Net Promoter Score (NPS) is een van de krachtigste indicatoren voor het succes van het event. Deze score geeft het enthousiasme van jouw bezoekers weer. De NPS is te berekenen door 1 specifieke vraag te stellen (Hoe groot is de kans dat je dit event zou aanbevelen aan iemand uit je netwerk) en geeft precies aan wie je grootste fans (en de grootste critici) zijn.

Event doelstellingen

Het event resultaat kan alleen worden gemeten als er van tevoren meetbare event doelstellingen zijn opgesteld. Denk na over wat je met het event wilt bereiken (doelstellingen), wie erin de (online) zaal zit (doelgroep), en hoe je ervoor kunt zorgen dat je aan de verwachtingen voldoet en eventuele belemmeringen wegneemt (actiepunten). 

 

Waar je op moet letten bij je keuze

White label software

‘White label’ betekent dat je de software kunt gebruiken zonder vermelding van het product. Bij sommige (gratis) software aanbieders is het niet mogelijk om het logo van de aanbieder weg te halen. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar als je wilt gaan voor een professionele uitstraling is het wel fijn als je de keuze hebt. Momice software is volledig white label, dus je ziet nergens het logo.

Design mogelijkheden

Om te zorgen voor een optimale beleving, besteed jij als event professional veel aandacht aan uitstraling van het event. Op locatie, maar ook vooraf in de communicatie. Daarom is het belangrijk dat je weet welke styling opties jouw eventsoftware biedt. Kun je de event website gemakkelijk vormgeven? En hoe zit het met de uitnodiging en andere mailings? En hoe zijn de mogelijkheden voor een helemaal custom design met CSS? Onderzoek de opties van tevoren goed. 

 

Gebruiksvriendelijkheid

Als je gebruik maakt van een SaaS (Software as a Service) oplossing voor jouw events, is het belangrijk dat jij als event pro er snel zélf mee aan de slag kunt. Niemand zit te wachten op ingewikkelde systemen. De software moet gebruiksvriendelijk zijn en intuïtief werken. Wel is het handig als er iemand met je meekijkt of alles werkt zoals het moet (zie service & support). 

Service & support

Als je begint te werken met nieuwe software, moet je het systeem leren kennen. Professionele softwarebedrijven zoals Hubspot, Trello en Momice hebben daarom een Customer Success Manager klaarstaan. Dit is iemand die zorgt dat elke klant het maximale uit de software haalt.

Verder is het fijn als je in een help center terecht kunt voor je vragen of voor tutorials over de software. Ook zie je steeds vaker dat bedrijven webinars organiseren over de software of gerelateerde onderwerpen, om hun klanten te helpen groeien.

Prijs

Het is belangrijk dat je weet hoe de prijs van een product is opgebouwd. Er zijn verschillende modellen mogelijk. Sommige software aanbieders bieden de basisversie van hun software gratis aan (het freemium model). Je gaat dan pas betalen wanneer je meer features of grotere aantallen gaat gebruiken. Onderzoek hierbij altijd heel goed hoe het model in elkaar zit: in sommige gevallen ‘betaal’ je door data beschikbaar te stellen.

Vaak zie je een licentiemodel (net als bij Momice), waarbij je een (jaar)abonnement op de software afsluit. De licentie is dan vaak afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal events. In sommige gevallen is het mogelijk om losse events af te nemen. 

Veiligheid & privacy

Als event professional heb je te maken met persoonsgegevens van genodigden. Deze informatie is privacygevoelig. Sinds een aantal jaren zijn de regels aangescherpt in de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG of GDPR). Het is daarom belangrijk dat jouw eventsoftware leverancier voldoet aan de voorwaarden, zodat de gegevens van jouw klanten goed beschermd zijn. Ook de software zelf moet goed beveiligd, verdiep je vooraf in de voorwaarden. 

Zelf doen of uitbesteden?

Bepaal wat je zelf wilt kunnen doen en of je eventueel iets wilt uitbesteden. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper het wordt. Bij SaaS producten (Software as a Service) kun je zelf aan de slag in de software. Andere, zogenaamde managed systemen kun je niet zelf bedienen.

Beide hebben voor en nadelen. Managed services hebben vaak veel expertise voor complexere events, maar zijn al gauw duurder en kleine wijzigingen duren soms lang. Bij SaaS ben je flexibel en heb je het proces zelf in de hand.

De scope van het product

Om erachter te komen of het product aansluit bij jouw wensen, is het belangrijk te weten wat de kern van het product is. Sommige producten lossen een deel van jouw ‘probleem’ op, maar bieden geen passende features voor alle onderdelen van het event.

Zo kan het komen dat je voor elk klein onderdeel een los systeem gebruikt. Deze systemen zijn niet onderling verbonden en zorgen allemaal opgeteld voor meer werk. Of anders gezegd, als ze wél verbonden zijn, kun je tijd en geld besparen. 

Een aantal voorbeelden maakt dit duidelijk:

Betaalde events
Stel: je hebt een betaald zakelijk congres. Een ticketing software bedrijf kan dat oplossen. Maar heb je ook wensen als mailings versturen, een event website maken en het resultaat meten met een event enquête? Dan is het ticketing platform wellicht niet de juiste keuze. Zij lossen wel de transactie op, maar voor je andere wensen heb je andere producten ernaast nodig. 

Online events
Je zoekt software om zakelijk online events, webinars of meetings te hosten. Er zijn tal van meeting, streaming of video platformen waar je (live) video’s kunt tonen. Ze bieden dit onderdeel specifiek aan maar hebben vaak geen oplossing voor registratie, ticket verkoop en uitnodigingen. Dus dit zul je dan op moeten lossen met een andere tool. 

Mailings en uitnodigingen
Er zijn veel goede mailprogramma's op de markt. Het importeren van lijsten en contacten gaat eenvoudig, en je hebt veel mogelijkheden voor mooie designs. Toch levert het veel werk op als je vanuit een mailingprogramma de hele communicatie verzorgt. Hier wordt immers niet bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld – en de software biedt geen mogelijkheden voor de andere onderdelen zoals ticketing, en enquête of event website. 

 

De mogelijkheden van Momice

Met Momice eventsoftware is héél veel mogelijk. We hebben alle features voor je op een rijtje gezet. 

 

Veelgestelde vragen

Heb jij vragen over de software of het gebruik van Momice? Misschien staat jouw vraag in de FAQ. Anders kun je natuurlijk altijd contact opnemen, dan bellen we je zo snel mogelijk!