Iedereen weet het: een 1e indruk kun je maar één keer maken. Het eerste contact met de genodigden van je event is cruciaal. In veel gevallen is dit een e-mail. Het is dus heel belangrijk hier goed over na te denken. Zo niet, dan loop je het risico dat je de aandacht van je doelgroep verliest - en dat ze zich niet registreren voor je event. In deze blog geven we je tips & tricks om de perfecte communicatieflow voor je event op te zetten.
Stap 1. Spreek aan op de ambitie
Ga zuinig om met de tijd van je lezers (niemand zit te wachten op information overload). Vertel in de uitnodiging waarom men moet komen en wat je precies belooft. Spreek ze aan op hun ambities. Dus niet: "Geachte mevrouw X, u bent uitgenodigd voor event Y met spreker Z". Het voorbeeld hieronder laat zien dat het ook heel anders kan:
Het kan heel effectief zijn om in 3 tot 5 bullets op te sommen wat men uit het event kan halen. Verder vermeld je natuurlijk de praktische zaken zoals datum, tijd en locatie, maar houd het kort! Voor gedetailleerde informatie verwijs je jouw genodigden door naar de event website.
Wil jij aan de slag met de juiste boodschap en doelgroep voor jouw event?
De gratis Momice Event Blueprint kan je hierbij helpen!
Stap 2. Eén boodschap per mail
Denk na over de verschillende contactmomenten in de communicatieflow van je event: save-the-date, uitnodiging, reminder, update mails, laatste (praktische) informatie, een bedankmail met enquête en eventueel een follow-up. Beperk je tot maximaal 1 ‘Call-to-Action’ (CTA) per mail — zo is de kans dat de doelgroep de juiste actie onderneemt.
- Maak duidelijk wat je van de genodigde verwacht (bijvoorbeeld aanmelden/afmelden).
- Gebruik buttons (klikbare knoppen) met korte teksten.
- Zorg voor voldoende witruimte rondom je call-to-action, zodat het goed opvalt.
In dit overzicht zie je de boodschap per type mail rondom je event:
Stap 3. Maak het mooi
Uitstraling is alles! Een mooi vormgegeven e-mail zorgt voor meer aanmeldingen. Houd in elk geval onderstaande richtlijnen in je hoofd. Wil je meer tips? Lees dan deze blog met 7 tips van designers die je zelf kunt toepassen.
- Plaats een mooie en unieke afbeelding header in de stijl van het event
- Gebruik in alle mailings en op de event website dezelfde stijlelementen
- Stem de kleuren en lettertypes af op de event- of bedrijfshuisstijl
- Deel je informatie op in verschillende (korte) paragrafen
- Gebruik tussenkoppen en lijstjes voor de ‘scanners’ onder ons
- Zorg voor genoeg witruimte in de mail, dit leest makkelijker
- Maak gebruik van buttons in een opvallende kleur
- Besteed ook aandacht aan de footer
Stap 4. Een persoonlijke uitnodiging
Veel events hebben verschillende doelgroepen (gasten, VIP’s, sponsoren & partners). Zorg ervoor dat je de boodschap personaliseert, door te kiezen voor de juiste aanhef, titel en aanspreekvorm en/of een speciaal ticket voor deze doelgroep. Het is daarom handig dat je werkt met event software waarin je verschillende genodigdenlijsten en de bijbehorende mails voor de verschillende doelgroepen kunt beheren.
Stap 5. Een duidelijke bevestiging
Zorg voor een duidelijke bevestiging, die automatisch verstuurd wordt zodra de genodigde zich geregistreerd heeft. In deze bevestiging komen (in elk geval) de volgende onderdelen aan bod:
- Details van het event (datum, tijd, locatie)
- Registratiegegevens
- De mogelijkheid om gegevens te wijzigen
- Agendalink
- Een link naar de event website
- Afmeldlink
- Optioneel: Een persoonlijke QR code om deelnemer in te checken of e-ticket
Download de toolkit Event Mailings
In deze toolkit vind je gouden tips inclusief voorbeeld e-mails die je direct kunt gebruiken voor jouw events.
De uitnodiging is pas het begin!
De uitnodiging is pas het begin van de communicatie met de deelnemers van jouw event. Houd je deelnemers betrokken, door ze regelmatig op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen rondom jouw event. Met behulp van goede event software kun je de mails van tevoren klaarzetten en linken aan andere belangrijke elementen, zoals bezoekersregistratie, een event website en het meten van je event resultaten.
De afgelopen tien jaar heeft Momice honderden klanten geholpen bij het organiseren van duizenden events. Deze kennis, gecombineerd met onze eigen ervaring hebben we gebundeld in een universele methode: de Momice Event Blueprint.
Dit 10-stappenplan is geschikt voor alle typen events: fysieke, online en hybride. Bekijk hier hoe het werkt.
Andere populaire artikelen op dit moment:
