Dit is de 3e blog in de Insight Session Serie: Creëer de perfecte communicatieflow voor jouw event. In de vorige post lag de focus op de lay-out van de email. Deze editie gaat dieper in op hoe de settings van de mail de click-through-rate (CTR) kunnen verhogen.
Een goed begin is het halve werk
De email settings bestaan uit de database, aanhef, afsluiting, afzender-adres en onderwerp. Deze zaken kunnen onbenullig lijken, maar je zult versteld staan van het effect dat ze kunnen hebben op de resultaten van de campagne! Als je de settings vanaf het begin goed inricht, verbeteren de open rate en CTR en is de kans groter dat de juiste mensen bij jouw event aanwezig zijn. Volg deze 5 simpele stappen:
Stap 1. Zorg voor een ‘schone’ database
Je kunt enorm veel tijd besparen wanneer je een database gebruikt die up-to-date is - en goed gestructureerd:
- Gebruik aparte tabbladen voor elke losse doelgroep (in Excel)
- Wees consistent in de aanhef (voornaam, tussenvoegsel, achternaam)
- Controleer je Excel-sheet op spelfouten, spaties of lege velden
TIP: Wanneer je je collega’s vraagt hun contacten aan te leveren, zorg er dan voor dat zij jouw Excel template invullen, in plaats van hun eigen format te gebruiken. Dit scheelt je al gauw een paar uur controleren en aanpassen.
Stap 2. Wees consistent in afzender en afsluiting
Gebruik één naam in de afzender en ondertekening van je mail. Dit kan je eigen naam zijn, de naam van het bedrijf, de naam van de host van je event, of een combinatie hiervan. Alle keuzes zijn goed - zolang je maar consistent bent. Op deze manier herkent de ontvanger jouw mails en zal hij eerder geneigd zijn ze te openen en te lezen.
Stap 3. Kies het juiste reply-to emailadres
Mensen hebben de neiging om direct op een mail te antwoorden door middel van de reply functie. Hun vragen en verzoeken worden dan gericht aan het reply-to mailadres. Zorg ervoor dat deze mails terecht komen bij iemand die beschikt over de tijd en de kennis om ze te beantwoorden en gebruik géén algemeen emailadres. Let op: ook alle geweigerde emails en out-of-office-replies komen bij deze persoon binnen.
Stap 4. Kies het onderwerp zorgvuldig
- Het onderwerp van de email is het eerste dat de ontvanger leest. Je wilt dat ze de mail openen, dus
- Maak het onderwerp aantrekkelijk en relevant.
- Neem je call-to-action mee in je onderwerp (bijv. “save-the-date”).
- Vermijd woorden als sales, korting, aanbieding en speciale tekens als ‘!?*#%()’ om spam robots te vermijden.
Stap 5. Stem de aanhef af op je doelgroep
Alleen jij weet hoe jouw doelgroep het liefst wordt aangesproken (Beste, Hoi, voornaam/achternaam etc). Door de lezer op de juiste manier aan te spreken verhoog je de kans dat hij/zij zich aanmeldt voor je event. Kies een aanhef die past bij de verwachtingen van je doelgroep en wees consistent in alle emails.
Conclusie
Er zijn verschillende elementen die van invloed zijn op de open rate en CTR van je mailing. Speel hiermee, probeer verschillende dingen en je zult zien dat de resultaten per mailing zullen verschillen. Op deze manier kun je uitvinden uit wat het beste werkt voor jouw doelgroep, voor jouw events.
In de volgende en laatste blog uit deze serie staan we stil bij bounces en spam - en hoe hiermee om te gaan.
