Dit is de laatste blog in de Insight Serie: Creëer de perfecte communicatieflow voor jouw event. De vorige keer hebben we de mail-instellingen uitvoerig besproken. Nu gaan we dieper in op het voorkomen van spam en het verhogen van de click-through-rate (CTR), open rate en email deliverability.
1. Email deliverability
Een lastig woord, dat zich moeilijk laat vertalen. Het betekent: “de mate waarin een email wordt afgeleverd”. Je deliverability rate is een van de indicatoren die je iets leren over geeft over het resultaat van je campagne.
Wanneer een mail wordt afgeleverd (delivered), betekent dit, dat het emailadres klopt én dat de mailserver van de ontvanger de mail geaccepteerd heeft. De deliverability rate van je mailing vertelt je dus eigenlijk in hoeverre je database up-to-date is. Met andere woorden: hoe schoner je database, hoe hoger je deliverability rate.
Wanneer er iets niet klopt in het emailadres of in de mailserver-instellingen van de ontvanger, spreek je van een bounce, er zijn twee type bounces:
2. Hard / soft bounces
Bounces zijn emails die niet kunnen worden afgeleverd bij de ontvanger. Als een email gebounced wordt, kan dat op twee manieren: een soft bounce of een hard bounce.
Een hard bounce wijst op een permanente reden dat de mail niet kan worden bezorgd. De meest voorkomende redenen hiervoor zijn:
- Het emailadres van de ontvanger bevat een fout of bestaat niet (meer).
- De domeinnaam bestaat niet of bevat een fout.
- De mailserver van de ontvanger is geblokkeerd, of heeft de afzender geblokkeerd.
Een soft bounce is een tijdelijk probleem. Dit komt vaak voor wanneer de mailbox van de ontvanger vol zit. Zowel een hard als een soft bounce kunnen reden zijn om de klant te informeren (bijvoorbeeld over de telefoon). Dit is meteen een mooie kans om hem/haar uit te nodigen voor je event!
3. Spam / inbox
Wanneer een mail de status ‘bezorgd’ (delivered) krijgt, betekent dat niet altijd dat de mail ook daadwerkelijk in de inbox van de ontvanger aankomt (het kan bijvoorbeeld ook in een spam folder terecht komen). Iedere mail server hanteert specifieke settings die bepalen of een mail wel of niet geclassificeerd wordt als spam is.
Deze settings verschillen per mailserver en worden nooit gedeeld met het publiek. Echter, door woorden als “Win, Prijzen, Sale, Korting” etc. te vermijden verlaag je de kans dat je mail in de map ‘ongewenste mail’ terecht komt. Ook is het beter om speciale tekens als !@**^%!) zoveel mogelijk te vermijden.
4. Open en click rates
Open and click rates vertellen je veel over het resultaat van je mailing. Een hoge open rate geeft aan dat het onderwerp mensen aanspreekt. Een hoge click rate betekent dat de inhoud van je mail ontvanger uitnodigt om in actie te komen, met andere woorden: je call-to-action (CTA) komt goed uit de verf! In het geval van event communicatie komt dit er meestal op neer dat de button met ‘registreer’ of ‘meld je af’ goed geplaatst en duidelijk vindbaar is.
De gemiddelde open rate van emails verstuurd door Momice klanten is 51,62% (gebaseerd op 2,5 miljoen emails verstuurd vanuit de software). De gemiddelde click through rate voor dezelfde mailings rate komt uit op 26,85% voor dezelfde mailings (elke link waar je op kan klikken telt hierin mee).
Bovengenoemde gemiddelden zijn slechts een indicatie - en er zijn veel factoren die het succes van je mailings beïnvloeden. Het percentage van jouw mailings kan hoger of lager uitvallen, afhankelijk van de kwaliteit van je genodigdenlijst, het design van je email en het moment van versturen.
Zorg ervoor dat je de communicatieflow goed plant, vanaf de save-the-date tot aan de enquête. Heldere, gestructureerde en effectieve communicatie met je doelgroep resulteert meer aanmeldingen en een lagere no-show voor jouw event.
Conclusie
Het sturen van een effectieve event mail is een proces van uitproberen en aanpassen. Experimenteer dus met de call-to-action, lay-out en instellingen. Op deze manier krijg je meer gevoel bij wat wel en niet werkt voor je doelgroep. Aan de hand van bovenstaande getallen, kun je nagaan of je een goede mail hebt verstuurd, maar staar je niet blind op deze getallen!
