We snakken allemaal weer naar real-life events. Maar zolang er geen vaccin is tegen covid-19, moeten alle zakelijke bijeenkomsten aan het protocol voldoen dat het Eventplatform heeft opgesteld. Op deze manier is de kans op besmetting minimaal terwijl we toch weer samen komen. Maar hoe breng jij als event professional de brede richtlijnen van het protocol in de praktijk. Je vind de sleutel in gestroomlijnde registratie en communicatie voor jouw event.
Wil jij alle tips uit deze blog in een handige (anderhalve meter lange) infographic?
In het protocol staan de regels waar alle events in Nederland aan moeten voldoen. Richtlijnen voor veilige op- en afbouw, uitgifte van F&B, looproute en seating worden hier besproken. Het protocol blijft gelden zolang de overheid het nodig vindt – en voorlopig weet niemand hoe lang dit gaat duren. Kortom: voorlopig is dit de basis voor alle real-life events.
Door de 1,50m afstand en aantal vierkante meters per deelnemer heb je een grotere locatie nodig dan je gewend bent. Dit geldt voor plenaire zaal, maar ook voor de break-out ruimtes en de ontvangst.
Ook de kosten voor voorbereiding en productie worden verdeeld over minder mensen, waardoor de kosten per persoon omhoog gaan. Kortom: events worden duurder. Hierdoor is het voorkomen van no-show belangrijker dan ooit!
Het belangrijkste is dat jouw bezoeker zich veilig voelt. Het vertrouwen in events en samenkomen met grote groepen moet weer groeien. Daarom moet jij als event professional doen wat je kunt om te laten zien dat je jouw zaakjes goed op orde hebt. Elk event zou een Chief Corona Officer moeten hebben om te zorgen dat jouw bezoekers niets overkomt. Mark Struik van Postillion hotels vertelt er alles over in het Huiskamergesprek met Momice oprichter Rutger Bremer.
Op de dag van het event zelf staat één woord centraal: crowd control. Alle maatregelen die jij als event organisator neemt, zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat groepen niet te groot worden en dat de in- en doorstroom zo soepel mogelijk verloopt. Denk hierbij aan het spreiden van aankomsttijden, contactloos in- en uitchecken, lange rijen voorkomen door voldoende personeel, en het bewaken van de groepsgrootte bij deelsessies.
Het registratieformulier voor jouw event is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er komt en je moet de registratie direct kunnen sluiten op het moment dat het maximum aantal bezoekers bereikt is. Ook moet je al jouw deelnemers verplicht vragen of zij (milde) klachten hebben.
Maar je kunt het registratieformulier ook slim inzetten om van lange wachtrijen te voorkomen, door de genodigden een aankomsttijdstip te laten kiezen. En voor het gelijkmatig verdelen van jouw deelnemers over verschillende workshops of programma-onderdelen, uiteraard met een maximum. Ten slotte is het slim om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.
Benieuwd wat je allemaal nog meer kunt met Momice?
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Handmatig aanwezigheidslijsten bijhouden zorgt voor lange wachtrijen en onveilige situaties. Ga daarom op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Zorg ervoor dat ze ook uitchecken, zodat je zicht houdt op wie wanneer is weggegaan.
Het maximum aantal deelnemers maakt 2 vragen extra belangrijk: Wie wil jij er echt graag bij hebben, en wie mag blij zijn dat hij/zij mag komen? Met andere woorden: kijk kritisch naar je gastenlijst. Om de hogere kosten te verantwoorden, zijn events misschien voorlopig alleen voorbehouden aan de allerbelangrijkste relaties.
Om toch te zorgen voor een groter bereik van het event, kan een hybride event een mooie uitkomst bieden. Door het event te livestreamen, kunnen deelnemers zowel offline als online deelnemen. Dit betekent wel dat het event complexer wordt – je hebt immers te maken met verschillende doelgroepen die ieder een andere benadering vragen, vanaf de registratie. Ook zijn er extra kosten verbonden voor de productie en regie van de livestream.