Live evenementen of bijeenkomsten zijn alleen toegestaan als de organisator de 1,5 meter afstand kan waarborgen. Er wordt verwacht dat je kunt aantonen hoe je dit gaat aanpakken, zowel aan je deelnemers, als aan de overheid. Bij Momice geloven we in practice what you preach. Dus bedachten we de route naar veilige 1,5m events, en brachten deze direct in de praktijk bij de events NXTMICE en Cruise in Control. We delen graag onze ervaring.
1. Doe de gezondheidscheck
Gebruik het registratieformulier voor de verplichte gezondheidsvraag. Om ervoor te zorgen dat jouw gasten geen 6 verschillende vragen hoeven te beantwoorden, kun je één ‘verzamelvraag’ stellen. Bijvoorbeeld:
Ik kan alle onderstaande vragen met ‘nee’ beantwoorden en kan veilig deelnemen aan dit event.
- Heb je de afgelopen 24 uur koorts hoger dan 38 graden gehad?
- Heb je recent (in de afgelopen twee weken) nieuw ontstane luchtwegklachten gekregen (neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of kortademigheid)?
- Heb je griepverschijnselen (spierpijn, algehele malaise of extreme vermoeidheid)?
- Heb je recent onverklaarbaar verlies van smaak en/of reuk?
- Heb je een huisgenoot/partner met op dit moment een bewezen of verdachte corona infectie?
- Ben je de afgelopen twee weken in contact geweest met iemand die bewezen corona of corona gerelateerde klachten heeft?
In een herinneringsmail 1 of 2 dagen van tevoren, kun je deze vraag herhalen om de deelnemers nogmaals te laten bevestigen dat ze gezond zijn. Het loont de moeite om deze check van tevoren te doen. Als je wacht tot de deelnemers aankomen, ben je eigenlijk al te laat. En bij grote events zorgt een extra controlepunt voor lange rijen die je wilt vermijden.
Na het launch event van Cruise in Control kregen we veel positieve reacties van de deelnemers die met een veilig gevoel naar het event kwamen, omdat er veel en duidelijk over dit onderwerp werd gecommuniceerd. Ook werd op het event zelf de 1,5m afstand meer gerespecteerd.
2. Aankomsttijden spreiden
Verdeel de inlooptijd in verschillende blokken, zodat je de bezoekers gespreid kunt binnenlaten. Een maximum aantal bezoekers voor ieder tijdslot zorgt ervoor dat niet iedereen tegelijk aankomt en voorkomt lange wachtrijen. Laat de deelnemers in registratieformulier zelf een aankomsttijdstip kiezen en herhaal dit tijdstip duidelijk in de bevestiging én in de herinneringsmail de dag vóór het event.
We verdeelden de aankomst van 100 personen in 3 blokken van 20 minuten. Een uur lijkt een lange inlooptijd, maar de ervaring leert dat het netwerken al begint bij binnenkomst. Ook de deelnemers hadden er geen problemen mee; het vroegste tijdslot was als eerste vol!
3. Maximum capaciteit + reservelijst
Als je een maximumaantal instelt, sluit de registratie automatisch wanneer dit aantal bereikt is. Zo houd je controle over de bezoekersaantallen en voorkom je teleurstelling. Is jouw event populair? Laat de genodigden zich dan aanmelden voor een reservelijst. Zodra er een plaatsje vrijkomt, kun je deze plek aanvullen en lege stoelen voorkomen. De prijzen per persoon zijn bij een 1,5m event met een grotere locatie voor minder bezoekers immers veel hoger dan voorheen!
Bij het hybride event NXTMICE werkten we met maximum en een reservelijst waarbij de organisator kon kiezen wie er van de reservelijst naar het event mocht komen. Voor de organisator betekende dit: volledige controle over aantallen en aanwezigen. En voor de deelnemers? Die gaven aan het event als exclusiever te ervaren.
4. Contactloos inchecken met badges
Eén van de richtlijnen van het protocol voor zakelijke bijeenkomsten is verplicht in- en uitchecken. Dat moet professioneel, veilig en snel om rijen te voorkomen. Bij Cruise in Control kregen alle deelnemers ook een naambadge – een extra handeling in het proces. Goed nadenken over de opstelling en het incheckproces leidde tot een soepele én volledig contactloze check-in:
- 3 incheck punten voor 100 deelnemers om rijen te voorkomen.
- Op elk check-in staat een iPad klaar, waar deelnemers zelf hun e-ticket kan scannen met de camera. Op deze manier hoeft niemand het scherm aan te raken.
- Direct het na scannen wordt direct een label geprint voor op de badge van de deelnemer.
- Na het inchecken pakt de deelnemer zelf een lanyard met badge van een speciale standaard.
- De deelnemer kan nu het label uit de printer halen en op de badge plakken.
- De organisatie kan via de check-in app op hun eigen smartphone in de gaten houden hoeveel deelnemers er al aanwezig zijn, om zo makkelijk te beslissen wanneer we met het programma wilden starten.
Op deze manier is inchecken volledig contactloos en snel, zonder tussenkomst van hostessen, zonder Excellijsten of computers met barcode scanners. Uiteraard stond er wel iemand de deur om de deelnemers welkom te heten.
Tip: in de herfst en winter is er meer kans op langere rijen bij de garderobe. Zorg dus ook hier voor hier genoeg capaciteit van personeel.
5. Eenrichtingsverkeer / routing
Vóór Covid-19 was je als event professional niet zo bezig met de route van de deelnemers binnen de locatie. Maar nu met de 1,5 meter wil je voorkomen dat men door elkaar gaat lopen. Het meest prettige voor de deelnemers is als er eenrichtingsverkeer geldt in de hele locatie. Dit helpt bij het bewaren van het overzicht én de 1,5m afstand, ook op drukke plekken zoals trappen en toiletten.
Doordat we in Passenger Terminal Amsterdam het eenrichtingsverkeer konden waarborgen, verliep de Crowd Control heel soepel. “Het voelde niet als een 1,5 meter event!” zei zelfs een van de deelnemers.
6. Placeren van gasten
Ook al heb je misschien een tijdje niet gevlogen, je weet vast nog wel hoe de reizigers in een vliegtuig geplaceerd worden? Als de ingang vooraan is, worden de achterste rijen eerst gevuld, daarna midden en uiteindelijk pas de voorste rijen. Dit voorkomt opstoppingen en gewring bij de rijen. Dit wil je bij jouw plenaire sessie ook voorkomen!
Bij de aankomst heb je alle deelnemers al in 3 groepen verdeeld. Dit groepsnummer kun je ook gebruiken om aan te geven wie er eerst kunnen gaan zitten. Of je kunt nog verder gaan, door iedereen vooraf een stoelnummer te geven en zo te placeren in de zaal.
Bij NXTMICE hebben we voor iedere deelnemer een persoonlijke boarding pass gemaakt op basis van registratie. Hierop stond hun persoonlijke ‘boarding time’ en een stoelnummer, net als in het vliegtuig.
7. Maximum bij deelsessies
Ook voor workshops of deelsessies geldt dat je grotere ruimtes nodig hebt voor kleinere groepen. Stel in de registratie vooraf dus ook een maximum in per deelsessie. Communiceer duidelijk over de ruimtes en zorg binnen de ruimte voor voldoende afstand en een duidelijke routing.
8. Deelnemers uitchecken
Voor inzicht in de deelname is het goed om ook bij te houden wie wanneer weg gaat. En wanneer je een event op locatie organiseert wil je zeker weten dat iedereen ook echt weg is. Check de deelnemers daarom uit als het event is afgelopen. Dit kan natuurlijk ook contactloos, op dezelfde manier als de check-in.
Bonus tip: Voorkom rijen bij de toiletten
Voorkom ook rijen of te veel mensen in de toiletblokken door voor de deur te laten zien hoeveel mensen er binnen zijn of hoeveel plaats er nog is. Bijvoorbeeld door 5 haakjes aan te bieden waar men de badge aan hangt. Zodat je ziet hoeveel plaats er nog beschikbaar is. Om privacy te waarborgen kun je natuurlijk ook iets anders bedenken wat de deelnemers achter kunnen laten.
Check-in & badges bij jouw events
Ook een soepele on-site registratie regel je met Momice. Check bezoekers in – met of zonder tussenkomst van een host – print labels en houd overzicht met de Momice Check-in app op je smartphone of tablet.
