Hans van der Beek heeft nog nooit in de rij gestaan voor een event. Als journalist voor het Parool doet hij verslag van netwerkborrels, openingen en andere evenementen in de populaire rubriek Schuim. De perskaart van de Amsterdamse krant maakt hem een graag geziene gast. Zijn foto’s van evenementen worden in de krant vergezeld van grappige bijschriften en een karakteristieke tekst. Van der Beek deelt zijn jarenlange ervaring als bezoeker met event managers en geeft zijn ongezouten mening: “Bel me alsjeblieft nooit voor je event en organiseer nou eens wat meer events op dinsdag of woensdag.”
“Het enige wat ik wil, is dat een uitnodiging overzichtelijk en helder is. Ik moet in een oogopslag kunnen zien wanneer, waar en hoe laat een evenement plaatsvindt. Het zal je verbazen hoe vaak dat niet in de uitnodiging staat. Dan moet ik doorklikken naar een aanmeldlink of door een hele mail scrollen, heel irritant. Zorg ook dat de RSVP-link werkt en duidelijk zichtbaar is. Als ik toch reageer op een uitnodiging, dan komt mijn reactie soms in een onbeheerde mailbox terecht. Krijg ik geen reactie, dan blijf ik thuis. Zorg dus dat je het afzenderadres kiest.”
Een gifje ziet er vast hip uit, maar ik heb een platte tekst nodig
Van der Beek ziet een nieuwe trend onder event professionals. Ze sturen een uitnodiging zonder platte tekst, maar met een afbeelding of ‘GIF-je’ (bewegende afbeelding). “Dat ziet er vast heel hip uit, maar ik heb ook een ‘platte tekst’ nodig: zo kan ik een uitnodiging terugvinden in mijn mail. Gifjes en JPEG’s maken mijn werk onnodig moeilijk. Net zoals vage uitnodigingen, zoals een save-the-date zonder extra informatie. Ik heb geen zin om te moeten Googlen waar het event over gaat. Als je me uitnodigt, moet je het me zo makkelijk mogelijk maken.”
Hoe zet je een goede mailing op? Download de event mailings white paper
Het uitnodigen van journalisten voor een opening of persmoment luistert nauw. “Ik ontvang het liefst zo min mogelijk updates en reminders en word liever niet gebeld met de mededeling dat er een event zal plaatsvinden. Mail me alle informatie in één keer, zodat ik niet hoef mee te schrijven. Tegen de event managers en PR-mensen van Nederland wil ik zeggen: telefonisch stalken was een tijd in de mode, maar mailen werkt een stuk beter.”
Ook bij zakelijke events wordt heldere en complete communicatie op prijs gesteld. Echter, in tegenstelling tot pers events, loont het sturen van updates en reminders - mits ze duidelijk en concreet zijn - bij B2B events vaak toch de moeite. Het doel is dan anders: je wilt top-of-mind blijven bij de doelgroep. Opvallende uitnodigingen van event managers hoeven ook niet op veel enthousiasme van de journalist te rekenen. “Natuurlijk onthoud je ze wel - een uitnodiging in je postvak met een sleutel van een hotelkamer - maar ik wil een uitnodiging kunnen terugvinden in mijn mailbox.”
Van der Beek hecht weinig waarde aan de gastenlijst. “Als de helft van de aangekondigde BN’ers aanwezig is, dan is dat een meevaller. Zo’n gastenlijst is vaak niets meer dan een intentieverklaring. Volgens mij nodigen event organisatoren een BN’er uit en nog voor hij of zij heeft toegezegd, staat ‘ie al op de uitnodiging. Ik kijk niet eens meer naar de gastenlijst, want je kan er niet van op aan. De enige zekerheid is dat bij een première de cast van de film aanwezig zal zijn.” Toch loont het de moeite om bij B2B events een gastenlijst toe te voegen. Netwerken is een belangrijk doel van veel zakelijke events en veel genodigden willen daarom graag weten wie er komt. Vaak is de gastenlijst een belangrijke indicator van een event.
Van der Beek is duidelijk over wat er volgens hem misgaat op het gebied van uitnodigingen en gastenlijsten. Toch hangt zijn aanwezigheid niet af van de uitnodiging. “Er moet voor mij een ‘haakje’ zijn: iets grappigs, opvallends, urgents, actueels of meligs. Ik zal niet ontkennen dat events met BN’ers meer aandacht krijgen. Toch hoef je niet altijd knappe vloggers te hebben: een bejaarde sportman die niet vaak in de openbaarheid treedt, krijgt evengoed mijn aandacht.” Ook bij de organisatie van zakelijke events kan het slim zijn om een beetje outside-the-box te denken. Nét een andere insteek voor een event kan een genodigde prikkelen om te komen.
Een bejaarde sportman die niet vaak in de openbaarheid treedt,
krijgt evengoed mijn aandacht
De Schuim-reporter heeft zes dagen per week een rubriek te vullen. “Denk dus ook eens wat vaker aan de dinsdag en woensdag. Op maandag zijn vaak premières en donderdag is natuurlijk populair omdat het die dag al naar weekend ruikt. Ik snap dat je graag een volle zaal wilt en het niet om mij draait, maar er ligt een gat op de dinsdag en woensdag. Grijp die kans! Ook de locatie van het event weegt mee. Events in de A’dam Toren en het W-hotel ken ik inmiddels wel en locaties die slecht met het openbaar vervoer te bereiken zijn vind ik ook niet prettig. Ik snap dat de rand van de stad populair is, maar je hoeft het niet te overdrijven.”
Houd bij het versturen van je uitnodiging rekening met je doelgroep. Een veelgevraagd journalist als Hans van Beek heeft andere overwegingen bij de selectie van zijn events dan bijvoorbeeld een CEO of secretaresse. Denk na over de uitnodiging en de tekst, de presentatie van het event, de locatie en de tijd. Hoe beter dit alles aansluit op de behoeften van je bezoekers, hoe groter de kans dat ze zich aanmelden.