“Hybride events zijn saai!” Dit hoor ik regelmatig van deelnemers die de online versie van een real-life event hebben bijgewoond. En in veel gevallen hebben ze helemaal gelijk. Dit is niet de ‘schuld’ van hybride events, maar van de manier waarop ze worden ingezet door de organisator of event manager. Want ook bij hybride events kun je ervoor zorgen dat jouw deelnemers op het puntje van hun stoel zitten.
We gaven ook een webinar over dit onderwerp. Nieuwsgierig? 
Hybride is nu relevanter dan ooit
Met de 1,5 meter afstand regel zijn er voor relatief kleine groepen (100-150 personen) enorme locaties nodig – denk aan als Passenger Terminal Amsterdam, of de RAI. Niet alleen is de huur van die locaties vele malen hoger, maar denk ook aan de extra techniek en aankleding voor een prettige sfeer en beleving. Er komt heel veel kijken bij het organiseren van veilige live events. De prijs per persoon schiet hiermee omhoog. Daarom wordt het ineens heel interessant om het budget te verdelen over een grotere groep (online) deelnemers, door een hybride variant aan te bieden.
Wat is eigenlijk een hybride event?
De definitie van een hybride event is dat mensen zowel online als offline aan een event kunnen deelnemen. Dit betekent niet: we zetten een camera achterin de zaal, gericht op het podium en dit gaan we livestreamen. Toch is dit vaak wat er gebeurt. Je wilt 2 vliegen in 1 klap slaan, maar in veel gevallen sla je hier als organisator de plank mis. Want online deelnemers hebben andere behoeften dan live deelnemers.
Het verschil tussen online en live deelname van events
Bij Momice hebben we al heel veel geschreven over online events. Een aantal belangrijke uitgangspunten:
- Online kijkers houden gemiddeld maximaal 45-60 minuten hun concentratie vast.
- Online kijkers zijn ‘televisiekwaliteit’ gewend qua presentatie, snelheid en weergave.
- Om online kijkers te betrekken is interactie noodzakelijk, in hoge frequentie.
Voor live events gelden andere spelregels:
- Live events hebben een ander tempo, met meer tijd voor introductie en pauzes.
- Discussiëren en netwerken zijn belangrijke onderdelen van een live event.
- Bij live events is interactie in het plenaire deel minder gebruikelijk, dit gebeurt voornamelijk in break-outs.
Onze eigen ervaring met hybride events
Met Momice organiseerden we een serie van 5 events, waarbij we na de eerste editie besloten om ook een ‘hybride’ vorm aan te bieden. De belangrijkste reden hiervoor was dat we de keynotes achteraf konden hergebruiken. Toch wilden we degenen die er niet bij konden zijn de mogelijkheid bieden om aan het plenaire gedeelte mee te doen. We kozen niet alleen voor een camera achterin de zaal, maar werkten met meerdere cameraperspectieven en een regisseur, om het voor de online kijker iets dynamischer te maken. Toch voelde dit niet als een volwaardige hybride beleving, omdat een groot deel van de toegevoegde waarde zat in de workshops, break-outs en het netwerkgedeelte. Hiervoor was online geen ruimte in onze opzet.
Cut to the chase
Toen ik de opnames van event 2 terug keek, was dat erg confronterend: alleen de inleiding duurde al 8 minuten! Dit vergde heel veel geduld en ik merkte dat ik vooral door wilde scrollen naar de inhoud. Voor online deelname geldt: cut to the chase. Heet de deelnemers in een minuut welkom en duik dan meteen de inhoud in met de expert of keynote speaker. Een inhoudelijke sessie van 15-20 minuten is meer dan voldoende – en ga dan door naar het volgende onderwerp of maak ruimte voor publieksinteractie. Denk dus van tevoren heel goed na over de kernboodschap van je event. Kort gezegd: eromheen draaien kost kijkers! Het is pijnlijk om te zien hoe snel men afhaakt.
Hybride events betekent 2 programma’s
Om ervoor te zorgen dat deelnemers zowel in de zaal als online betrokken blijven, heb je aparte strategieën nodig. Oftewel: 2 aparte programma’s. Veel event professionals zijn gewend om het offline gedeelte tot in de puntjes te verzorgen en hebben voor het online deel een blinde vlek. Onthoud: beide doelgroepen zijn even belangrijk bij een hybride event! Uiteraard kan het onderwerp of thema hetzelfde zijn, maar de vorm is anders. Gebruik bijvoorbeeld verschillende formats, zoals een live interview met de spreker zodra hij klaar is in de zaal en zorg voor voldoende interactiemogelijkheden voor de online deelnemers. Online break-outs werken anders dan in real life. En hoe ga je om met online netwerken?
Zelf aan de slag met publieksinteractie? Bekijk dan onderstaande video!
Het grote misverstand
Ik hoor je al denken: NOG een programma? Ja, dit is echt de enige manier. En dit is ook meteen het grote misverstand rondom hybride events: je doet het er niet ‘even bij’. Hybride events vergen veel extra werk – maar als je het goed doet kunnen ze enorm veel opleveren! Je vraagt hoe dan ook waardevolle tijd van je relaties, dus geef alle deelnemers de aandacht ze verdienen. Laat je dus niet verleiden om ad-hoc te beslissen om jouw event hybride te maken: dit is een mission impossible.
Neem de tijd om je event strategie te bepalen, je event kalender te plannen, en beide programma’s samen te stellen voordat je jouw relaties gaat uitnodigen. Doe je dit goed, dan kun je met hybride events vele malen meer impact maken dan met enkel een live of online event. Want bij een goed hybride event kun je de voordelen van zowel live (netwerken, exclusieve ervaring, live experience) als online (groter bereik, tijdloze en herbruikbare content).
Conclusie
Organiseer je een hybride event? Dan organiseer je dus eigenlijk 2 events. Een live event en een online event. Ook al hebben ze hetzelfde thema, dezelfde spreker en in grote lijnen dezelfde inhoud, ze verdienen een andere aanpak.
Online: kort en interactief, live uitgebreider en meer discussies. Live: meer aandacht voor persoonlijke interactie en exclusiviteit. Alles valt of staat met een goede voorbereiding en zorgvuldig uitgedachte programma’s. Maar de relaties van jouw organisatie zijn ontzettend kostbaar – en de enige manier om jouw organisatie te laten groeien. Zorg er dus voor dat het voor hen de moeite waard is om jouw events te (blijven) bezoeken.
Meer leren over dit onderwerp? Bekijk dan de video van de Webinar Hybride events.
