We gaven al eerder aan dat een evenement evalueren nog (te) vaak wordt overgeslagen in de gehele communicatie van events. Zonde! Lees hier hoe event planners Dirk Prijs (Genootschap voor Eventmanagers), Liezeth Blom (Sligro Food Group) en Marlies Rienks (Amsterdam Marketing) de online enquête heel gericht inzetten voor hun events!
Dirk: Bij ieder event! De resultaten zijn voor mij zeer waardevol omdat we er zo achter komen wat er speelt bij onze leden. Ik haal er ontzettend veel uit.
Liezeth: Vooral bij externe events. We organiseren ook interne events, bijvoorbeeld voor jubilarissen en daarvoor gebruiken we ook Momice. Maar feedback is hier minder relevant. Events voor relaties organiseren we met verschillende doeleinden - hier vragen we altijd om feedback om de doelstellingen te meten. Dan weten we dat we de juiste dingen doen.
Marlies: Bij bijna alle bijeenkomsten. Vanuit de directie worden bijeenkomsten geïnitieerd met bepaalde doelstellingen, die we vervolgens altijd meten met een enquête achteraf. Met name bij grotere (duurdere) bijeenkomsten is het belangrijk die kosten te kunnen verantwoorden.
De online enquête is voor mij het belangrijkste onderdeel van het event. Feedback van mijn leden is onmisbaar.”
Dirk Prijs, Genootschap voor Eventmanagers
Dirk: De NPS (Net Promotor Score), gesloten antwoorden en open vragen. Door bij ieder event de NPS vraag te stellen meet ik het enthousiasme van de bezoekers. Terugkerende events kan ik dan met elkaar vergelijken en eventueel de inhoud of opzet aanpassen. We bespreken met het team of we het event opnieuw moeten organiseren, of misschien in een andere vorm. Het is een ideale manier om trends waar te nemen bij events die jaarlijks terugkeren.
Liezeth: Gesloten vragen, open vragen en rangschikking door het geven van sterren. We gebruiken de vragen vooral om feedback te krijgen over de inhoud van het programma en de sprekers.
Marlies: Allemaal! Juist door de afwisseling in de vragen vult men makkelijker de online enquête in.
Dirk: Dat wisselt heel erg. Soms heel leuk om te lezen maar soms ook confronterend. Het zijn vaak ongezouten meningen. Wanneer bepaalde reacties erg kritisch zijn, probeer ik erachter te komen waar het vandaan komt.
Liezeth: Verhelderend. Het helpt ons om toekomstige events beter te organiseren. Ik ben altijd blij met feedback.
Marlies: Bezoekers vullen de enquête in omdat ze betrokken zijn. Je moet dus echt wat met die feedback doen. Hoe meer feedback, hoe beter je het de volgende keer kunt doen. Dus kom maar op!
Stel niet meer dan 5 vragen: vergeet de feedback over catering en locatie, stel vragen over de inhoud van het event.”
Liezeth Blom, Sligro Food Group
Marlies: Kijk kritisch naar de output: heb je de juiste vragen gesteld? Bespreek de uitkomsten met je collega’s, zodat je de meest waardevolle informatie eruit kunt halen.
Dirk: Vermijd ja/nee vragen: probeer je vragen anders te formuleren zodat je met minder vragen meer informatie kunt verzamelen. Zo houd je de enquête relevant voor je bezoekers.
Liezeth: Stel niet meer dan 5 vragen: vergeet de feedback over catering en de locatie; stel vragen over de inhoud van het programma.
De intensiteit waarmee onze stakeholders terugkoppeling geven is een belangrijke motivator om het de volgende keer nog beter te doen.”
Marlies Rieks, Amsterdam Marketing.