Netwerken is in veel gevallen de nummer 1 reden om een event te bezoeken. Toch staat lang niet elke event manager stil bij HOE dat netwerken dan moet gebeuren op het event. De hoop wordt vaak gevestigd op event-app met chatfunctie, of op toevallige ontmoetingen tijdens de borrel of lunch. Maar wat blijkt? Netwerken gaat zelden vanzelf!
Dit betekent dat jij als event pro het netwerken op jouw events moet faciliteren. Door van tevoren na te denken over wie wie zou moeten ontmoeten, kun je optreden als matchmaker. Daarna kun je jouw event zo inrichten dat netwerken centraal staat. Als je deze 8 elementen meeneemt, gaat iedereen naar huis met een waardevolle ontmoeting.
Als je deze 8 elementen in jouw netwerkevent verwerkt, weet je zeker dat jouw gasten tevreden zijn én dat het event bijdraagt aan de groei van de organisatie. Lees hier ook hoe Momice dit zelf aanpakt.
Vóórdat je überhaupt een event gaat organiseren, dien je na te denken over de netwerkstrategie van de organisatie. Welke relaties wil je bedienen, en waar hebben zij behoefte aan? Als je weet hoe jouw netwerkstrategie eruit ziet, kun je bepalen welke doelgroepen (partners, klanten, leads) je kunt bedienen met een netwerkevent.
Organiseer nooit een event zonder doelstelling. Goede doelstellingen zijn immers nodig om het resultaat (en dus het succes) te meten en uiteindelijk het budget te kunnen verantwoorden. De doelstelling volgt vaak logischerwijs uit de strategie. In het geval van een netwerkevent draait het vaak om betrokkenheid bij de organisatie, of klantbinding. De doelstelling moet hier dus op aansluiten (bijvoorbeeld: de NPS van het merk is minimaal +18, of 80% van de aanwezige klanten gaat over tot verlenging van het abonnement).
Wil je hulp bij het formuleren van meetbare doelstellingen? De Momice Event Blueprint is een handige, gratis tool, die je helpt bij het formuleren van doelstellingen.
De gastenlijst bestaat uit 2 categorieën. De mensen die graag naar jouw event willen komen, en de mensen van wie jij (als organisator) graag wilt dat ze komen. Kies uit de laatste categorie wie jij in elk geval wilt spreken. De tijd op een event is beperkt, dus je zult moeten kiezen. Maak een lijst van de genodigden en zet ze op volgorde van belangrijkheid.
Stem de uitnodiging altijd af op de behoefte en ambitie van de doelgroep. Maak duidelijk wat (programma) en wie (gastenlijst) de genodigde kan verwachten – en dus kan ontmoeten – op het event. Hier zit de toegevoegde waarde van jouw event. Laat zien dat er in het programma voldoende ruimte is om te netwerken. Verder moet je er natuurlijk voor zorgen dat de uitnodiging er professioneel en aantrekkelijk uit ziet — en de juiste informatie bevat.
Creëer zoveel mogelijk momenten waar men elkaar kan ontmoeten. Let erop dat een gesprek ook echt mogelijk is: speel bijvoorbeeld geen harde muziek waardoor je gasten elkaar niet verstaan. Ook een 'te vol' plenair programma is een netwerk-killer. Gasten die willen netwerken zitten liever niet urenlang in een zaal te luisteren naar presentaties of talks. Volgens netwerk-expert Jean Paul Wijers hoort 'netwerken' op één te komen — en is de rest van het programma ondergeschikt. Houd hiermee dus rekening bij het ontwikkelen van het programma en het concept:
Denk van tevoren goed na wie van jouw team welke gasten gaat spreken en probeer de kostbare tijd op een event te benutten. Elk teamlid hoort precies te weten wie er op zijn/haar lijstje staat. Heb je een event zonder badges? Oefen dan namen en gezichten en verdiep je in de achtergrond van de belangrijkste gasten. Zorg voor voldoende mensen bij de ontvangst. Dus niet alleen om de deelnemers in te checken, maar vooral ze persoonlijk welkom te heten.
Niemand vindt het fijn om alleen op een event te staan. Begeleid daarom je gasten bij binnenkomst en introduceer ze aan de organisatie of andere gasten. Creëer in je programma meerdere mogelijkheden om elkaar te ontmoeten, bijvoorbeeld in deelsessies. Werk je met een placering? Richt die dan zo in dat je als organisatie in ieder geval de belangrijkste mensen spreekt gedurende dag. Van tevoren kun je voor jouw gasten onderling de juiste matches bedenken.
Evalueer met het netwerkteam of het programma goed in elkaar zat en of iedereen de juiste mensen gesproken heeft. Wees ook kritisch: waar liggen nog verbeterpunten? Neem die punten mee tijdens de organisatie van je volgende events. Maar het belangrijkste: vergeet niet je gasten om feedback te vragen! Vraag hen naast de 'standaard' vragen over inhoud en productie ook hoe ze de kwaliteit van hun ontmoetingen hebben ervaren.
In onderstaande toolkit vind je gouden tips inclusief voorbeeld e-mails die je direct kunt gebruiken voor jouw netwerk events.