Dirk Prijs is algemeen directeur van het Genootschap voor Eventmanagers (GvE). Het Genootschap vertegenwoordigt 235 event managers en 165 bedrijven die samen jaarlijks zo’n 500 miljoen euro aan events organiseren. Prijs organiseert 12 events per jaar, om ‘de verbinding onderling te borgen en kennis tussen event managers te delen en vermenigvuldigen.’ In dit interview met Momice vertelt hij op welke ontwikkelingen event managers zich moeten voorbereiden, zoals de opkomst van nieuwe technologie, events als content generator en het tekort op de arbeidsmarkt.
Event professionals hebben het niet makkelijk
“De kennis zit in de zaal”, zo verklaart Prijs het belang van events. “Wil je kennis opdoen, dan ga je naar een event. Daar zijn de voorwaarden te scheppen om professionals hun kennis en ervaringen te laten delen. Event professionals hebben het echter niet makkelijk. Ze worden uitgedaagd om vernieuwend te zijn binnen de doelstellingen van het bedrijf waar ze werken. Daarnaast strijden ze continu om participanten met talloze andere events. Bedenk daarom goed waarom iemand naar jouw event zou moeten komen.”
Nieuwe event techniek moet nuttig zijn
Een van de manieren waarop events zich onderscheiden, is door gebruik te maken van innovaties als Virtual Reality. Prijs is daar gematigd positief over. “Lost het echt een probleem op? Hoe draagt VR bij aan het bereiken van doelstelling of voor meer verdieping? Het is nu nog vaak spielerei, zonder duidelijk doel. Hetzelfde gold in eerste instantie voor voting apps, die snel de Return On Investment inzichtelijk maakten en nieuwe product-marktcombinaties of proposities evalueerden. Dat versterkt een event. Misschien doet VR dat ook ooit.”
Volgens Prijs zijn er weinig functionaliteiten die nieuw én nuttig zijn. “Momice bijvoorbeeld, maakt event registratie sneller en efficiënter. Het is gemakkelijker en ziet er beter uit dan software die het Genootschap eerder gebruikte. Door dit soort innovaties komen er uiteindelijk meer bezoekers op een evenement. Het maakt enquêtes uitsturen gemakkelijker, iets wat we overigens zelf vaak doen en anderen ook aanraden.”
Ook een goede enquête uitsturen? Download onze Survey white paper
Trends in eventbranche
Het Genootschap voor Event managers doet met regelmaat onderzoek onder haar leden, om te zien welke ontwikkelingen er in de branche spelen. Uit het onderzoek blijkt dat event afdelingen in omvang gelijk blijven of groeien, maar budgetten niet altijd evenredig meegroeien. “Daarom wordt het bereiken van de juiste doelgroep nóg belangrijker. Een eenvoudige lunch kan alle belangrijke stakeholders aan tafel te krijgen, zolang de gastenlijst maar relevant is. Als ik zelf een event bezoek en de gastenlijst staat niet online en ik deze bij navraag ook niet ontvang, ga ik zelf ook niet naar het betreffende event. Relevante gasten zorgen voor kwaliteit op het event en zijn belangrijker nog dan de keynote sprekers.”
Niet alleen relevantie wordt belangrijker, ook het creëren van draagvlak in de organisatie voor een event moet meer aandacht krijgen. Anders loop je het risico dat accountmanagers geen oog hebben voor het event dat voor hen georganiseerd wordt. “Ook moeten event managers eerder betrokken worden bij de organisatie van een event, zodat ze inhoudelijk advies kunnen geven. Soms zou het advies moeten zijn geen event te organiseren, maar andere kanalen te overwegen. Event professionals moeten daarbij een plek krijgen bij de marcom-afdeling. Een event creëert, als je het goed aanpakt, namelijk genoeg content om een jaar spin-off van te hebben.”
Maatschappelijke veranderingen hebben impact op events
Volgens Prijs hebben maatschappelijke ontwikkelingen ook impact op het werk van event managers. Zij doen er goed aan om zich daarvan bewust te zijn, zodat ze tijdig kunnen anticiperen. “Zo speelt inclusiviteit bij grote organisaties en ik ben benieuwd hoe dat zich de komende jaren gaat vertalen naar events. Het wordt misschien een inhoudelijk thema voor events, zoals het UWV dat doet met conferenties als ‘Hoge hakken, echte banen’.”
“Komend jaar komt er een chronisch tekort aan productioneel personeel op events, zoals koks en bediening. In oktober en november van 2018 kwamen we eigenlijk al mensen te kort. Zo speelt de hoogconjunctuur ons parten. Een event kan goed georganiseerd zijn, maar zonder goed geschoolde bediening is het niet geslaagd. Dat is een enorm risico voor event professionals; zorg dus dat je hier op voorbereid bent en meer aandacht besteedt aan de personeelsplanning. De wereld verandert daarbij in zo’n rap tempo, dat het lastig is om meer dan een jaar vooruit te plannen.”
Conclusie
Technologie kan event professionals verder helpen, maar het duurt vaak even voor er een innovatie bedacht is die van waarde is voor events. Event professionals maken spannende tijden door: ze strijden continu om aandacht van potentiële gasten, de wereld verandert in rap tempo en maatschappelijke ontwikkelingen raken het vakgebied als nooit voorheen. De directeur van het Genootschap voor Event managers is er onverminderd positief onder: “Event managers kunnen juist in deze omstandigheden hun meerwaarde tonen. Dat maakt het vak alleen maar spannender en interessanter!”
