Op 10 oktober vond alweer de derde editie van Connecting the Dots plaats, ditmaal bij Wicked Grounds in Amsterdam. Tijdens deze editie leerden de aanwezige eventprofessionals en marketeers hoe zij samen een duurzame, overkoepelende eventstrategie kunnen formuleren. Heb jij het event of de livestream door We Are Live niet bij kunnen wonen? In deze blog ontdek je het recept voor een gedegen eventstrategie.
Events zijn een strategisch middel, maar toch ontbreekt in veel gevallen een overkoepelende eventstrategie – of deze wordt niet toegepast. Dit is inefficiënt, kostbaar en kan tot afbreuk van de reputatie van jouw organisatie leiden. Tijdens Connecting the Dots 3 Events start with strategy – met Robert Daverschot als dagvoorzitter – deelden eventstrategen Maayke Könemann en Marike Dragt de ingrediënten om de waarde van eventmarketing te verhogen. Mariëtte Pepping, digital marketeer bij ServiceNow, besprak het belang van een goede samenwerking en eventstrategie vanuit een marketingperspectief.
De ingrediënten voor een gedegen eventstrategie
Een duurzame, overkoepelende eventstrategie biedt houvast tijdens het organiseren van je events. Maar tijdens het formuleren van zo’n strategie kun je wel wat uitdagingen tegenkomen. Genoemde uitdagingen van de aanwezigen waren een gebrek aan tijd, mandaat en draagvlak, of er is geen budget of visie beschikbaar. Met onderstaande ingrediënten neem jij de regie in handen.
Ingrediënt 1: Een flinke scheut waarom
Als je iets doet, doe het dan goed. Het organiseren van events is een strategische keuze. Ga daarom voorafgaand aan elk event na waarom je een event organiseert. Vaak klopt een event van A tot Z, maar is er niet nagedacht over de doelstellingen. Dit leidt helaas tot weinig concrete events met een duidelijke boodschap.
Door duidelijk voor ogen te hebben waarom je een event organiseert (netwerken met jouw doelgroep, het lanceren van een nieuw product, een belangrijke verandering binnen je organisatie, etc.) krijgen jouw events meer waardering en draagvlak en wordt het effect van de door jou georganiseerde events inzichtelijk.
Ingrediënt 2: 1 el. wie
Nadat duidelijk is geworden waarom je het event organiseert, is het zaak te bepalen voor wie je het organiseert én met wie je daarvoor moet samenwerken. Events zijn bij uitstek een perfect contactmoment met jouw doelgroep. Dit is dé kans om ze live te spreken. Om voor jouw doelgroep echt van toegevoegde waarde te zijn moet je weten hoe je haar het beste aanspreekt.
Vaak heeft de marketing(communicatie)afdeling binnen jouw organisatie al buyer persona’s beschikbaar. Deze persona’s bieden essentiële richtlijnen om jouw doelgroep te bereiken en te begrijpen. Met de data van de marketeers ben jij in staat om de inhoud van het programma echt waardevol te maken voor jouw doelgroep. Werk daarom nauw samen met je marketing(communicatie)afdeling!
Ingrediënt 3: 2 tl. wat
Nu je het waarom en wie in kaart hebt gebracht, is het tijd om te bepalen wat je de aanwezigen wil vertellen. Met welke boodschap moeten zij naar huis gaan? En wat wil je dat het event oplevert voor jouw organisatie?
Houd bij het formuleren van de boodschap de actuele thema’s die spelen bij de genodigden in je achterhoofd. Wanneer jouw boodschap aansluit bij de voor hen interessante en relevante thema’s, is de kans namelijk veel groter dat de boodschap wordt onthouden! En als de boodschap mee naar huis wordt genomen, zal dit resulteren in een hogere Return on Investment (ROI).
Ingrediënt 4: Een snufje hoe
Wanneer je het recept hebt gevolgd, zijn het waarom, wie en wat nu inzichtelijk. Tijd om het event vorm te gaan geven! Nieuwe inzichten en kennis vergaren is natuurlijk de voornaamste reden om naar een event te gaan, maar onderschat ook zeker de mogelijkheid om te netwerken niet. Bied daar dus de ruimte voor!
Versterk het effect van je event door de vorm aan te passen op de boodschap of het thema dat je deelt. Gaat jouw event over duurzaamheid? Probeer dan te zoeken naar toonaangevende sprekers op dat gebied en kies bijvoorbeeld voor een duurzame (biologische) cateraar en locatie.
Conclusie
Met bovenstaande ingrediënten maak jij het recept voor een gedegen eventstrategie. Het formuleren van deze strategie kost misschien wat moeite, maar uiteindelijk zal het leiden tot meer structuur en draagvlak – en dát scheelt tijd. Dit waren slechts de basisingrediënten, dus bedenk: een recept kun je altijd aanpassen en verbeteren naar smaak. Voeg je eigen ‘sausje’ toe en blijf hongerig naar kennis.
