Ronald Vermeulen is Operations manager bij Wissenraet Van Spaendonck. Deze dienstverlener helpt (belangen)organisaties op het gebied van management en andere ondersteuning. Daarom organiseren ze honderden events per jaar. In dit interview vertelt Vermeulen waarom Momice een van de tools is die hun eigen digitale transformatie helpt vormgeven.
Software volgens de laatste privacyrichtlijn
Wissenraet Van Spaendonck zocht in 2018 naar nieuwe software om events mee te organiseren. Vermeulen: “Zoals dat vaker gaat in zo’n zoektocht, gingen we van een longlist naar een shortlist. Dat deden we aan de hand van een aantal criteria. Belangrijk voor ons was de mate waarin de software de privacy van de bezoekers waarborgt. Ook met het oog op de AVG, de huidige Europese privacyrichtlijn. Momice was (en is) op dit punt onderscheidend ten opzichte van de concurrentie.”
Vermeulen stelt dat Momice helpt om de event communicatie te professionaliseren. “De tool heeft de standaard die onze klanten verwachten. Momice zorgt voor minder no-shows en een hogere opkomst en biedt daardoor een duidelijke meerwaarde. Ook het factureren gaat een stuk makkelijker, omdat we geen aparte facturen meer naar bezoekers sturen. Doordat zij zelf hun ticket vooraf online aanschaffen, zijn er achteraf geen onbetaalde facturen. Dat bespaart ons tijd en dus geld.”
Meer dan 200 Momice events
Volgens Vermeulen zoekt Momice actief naar oplossingen. “Ze denken ook mee als het aankomt op de uitdagingen van onze klanten, zoals brancheverenigingen, werkgeversorganisaties en beroepsverenigingen. Mijn collega’s zijn ook enthousiast over de software. Als ik hen vraag of ze weer events willen organiseren zonder Momice, dan maak ik me intern echt niet populair. Dat zou ze namelijk veel meer tijd en moeite kosten.”
Wissenraet Van Spaendonck organiseert en beheert onder meer de financiën en bijeenkomsten voor zo’n 100 verenigingen. “We organiseren daardoor jaarlijks meer dan 200 evenementen. Ons voornemen is om al die events met Momice te organiseren, zodat ze een professionele uitstraling hebben en de verkoop van tickets vlotter verloopt. Ook als er verschillende workshops plaatsvinden, is het dankzij de event software van Momice gemakkelijker om die in een uitnodiging aan de genodigden te presenteren.”
Events als nieuw verdienmodel
De moedermaatschappij van Wissenraet Van Spaendonck bestaat dit jaar 100 jaar. “Uiteraard organiseren we events om dat te vieren. De moedermaatschappij is blij met de software die we gebruiken: we kunnen nu in 48 uur events faciliteren, met een hogere kwaliteit van eventregistratie en tegen lagere kosten. Daarom organiseren we ook onze interne events, die in het teken staan van ons jubileum, met Momice.”
Wissenraet Van Spaendonck merkt dat het organiseren van events mogelijk een nieuw verdienmodel kan worden. “Dankzij mond-tot-mondreclame ontdekken andere organisaties dat we goed zijn in het efficiënt neerzetten van kwalitatief hoogwaardige events. Als er meer vraag ontstaat naar eventorganisatie, dan is dat een leuke bijvangst.”
Momice is een tool voor de digitale transformatie
Vermeulen is binnen Wissenraet Van Spaendonck verantwoordelijk voor de gehele digitale transformatie. Volgens hem heeft Momice alle eigenschappen om bij te kunnen dragen aan deze transitie. “Het systeem werkt in de cloud, houdt rekening met het draaien van rapportages en heeft een gebruiksvriendelijke interface. Dit soort cloud- en SaaS-oplossingen hebben als voordeel dat ze dankzij Agile- en Scrum-principes continu updaten en dus verbeteren.”
Het bedrijf gebruikt onder meer een CRM en Office 365 om de digitale transformatie vorm te geven. “Hieromheen zoeken we Point-Solutions, die met deze systemen in contact staan. Momice is er daar een van. Informatie uit Momice kan je met het CRM-systeem uitwisselen en vice versa. Concreet: stel je voor dat een bezoeker van een event zijn/haar gegevens achterlaat. Je ontdekt bijvoorbeeld naar welke workshop iemand ging, of hij met het OV kwam en of er bepaalde voorkeuren waren. Deze event-informatie kun je gemakkelijk toevoegen aan de klantinformatie. Zo krijg je een beter beeld van (de behoeften) van je klant. Dat draagt bij aan de strategische doelen van een organisatie.”
Conclusie
Vermeulen koos voor Momice, omdat het de laatste privacyrichtlijnen respecteert. Dankzij Momice kan Wissenraet Van Spaendonck nog sneller en efficiënter events organiseren. Met name rondom de facturatie bespaart de organisatie veel tijd. Ook de klanten van Wissenraet Van Spaendonck zien het nut van de tool in, waardoor het bedrijf meer events organiseert voor anderen partijen. Momice is inmiddels een van de tools die de digitale transformatie van Wissenraet Van Spaendonck moeten vormgeven.
