Een belangrijk onderdeel van jouw event is aanwezigheidsregistratie: het in- en uitchecken van je genodigden bij aankomst en vertrek. Het is van groot belang dat dit soepel verloopt. Je wilt immers dat de ervaring van je bezoeker zo positief mogelijk is!
Voor welk type zakelijke events is het interessant om deelnemers in- en uit te checken? Eigenlijk is het voor ieder event interessant om precies te weten wie er wel en niet aanwezig is. Achteraf kun je de aanwezigen een enquête sturen om relevante eventdata te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van workshops of welke keynote spreker het populairst was. Daarnaast kun je eenvoudig het no-show percentage van jouw event berekenen wanneer je bijhoudt wie zich heeft aangemeld - en wie daadwerkelijk aanwezig was. Steeds meer organisaties vragen een (kleine) vergoeding aan de personen die zich niet netjes hebben afgemeld in de laatste 24/48 uur.
Ook kan je de communicatie naar jouw deelnemers personaliseren. Naar de aanwezigen stuur je een ander bericht dan naar de afwezigen. Vertel afwezigen dat je ze gemist hebt en vraag naar de reden van hun afwezigheid. Dit kan nuttige informatie opleveren voor de volgende keer! De respons op bedankmails en enquêtes voor feedback is over het algemeen hoger bij een persoonlijke benadering. Ook kun je jouw contacten gerichter benaderen voor toekomstige events, wanneer je weet welke events ze hebben bijgewoond. Indirect zal het in- en uitchecken van genodigden er dus voor zorgen dat jij uiteindelijk je event doelstellingen (nog) beter kan meten.
Bij betaalde events ligt het no-show percentage over het algemeen lager dan bij gratis events. Toch is het ook hier belangrijk om je bezoekers in te checken. Je wilt immers alleen mensen binnenlaten die betaald hebben voor hun ticket. Betaalde tickets kunnen worden ingezet bij conferenties, congressen, symposia of seminars. Lees hier meer over het inzetten van (betaalde) tickets voor je event.
Bij verplichte events (bijvoorbeeld bij bijscholingsevents zoals een BHV cursus, waarbij accreditatiepunten toekennen een belangrijk onderdeel is) is het in- en uitchecken van aanwezigen erg belangrijk. Jij als event manager wil fraude voorkomen en het liefst op een andere manier dan handmatig in Excel bijhouden wie er wel en geen punten heeft verdiend. Met een goede incheck app houd je eenvoudig het overzicht.
Wanneer je gebruikt maakt van Momice event registratiesoftware wordt een e-ticket inclusief QR-code automatisch meegestuurd met de registratiebevestiging. Je kunt deze QR-code eenvoudig scannen, met de Momice Check-in app op je eigen smartphone - zo kun je realtime zien wie er binnen is en wie niet.
Alle features van Momice op een rij?
Met Momice verzorg je de complete on-site registratie:
√ Contactloos inchecken met je eigen smartphone of tablet
√ Direct labels printen voor op de naambadges
√ Complete on-site registratieset huren bij Momice (printers, tablets, standaards)
√ Badges & lanyards in de stijl van jouw event
√ Geld besparen door eigen apparatuur aan te schaffen
Meer informatie over Momice Check-in vind je hier, of bekijk direct de brochure: