Momice F.A.Q.

Wil jij Momice inzetten voor jouw events? Dan heb je wellicht praktische vragen over de licentie, onboarding of veiligheid. De antwoorden op de meest gestelde vragen vind je hier.

Heb je nog meer vragen? Of wil je Momice in actie zien? Neal staat voor je klaar. Neem direct contact op.

Prijzen & aanschaf

Waarom Momice?

Momice is een handige eventregistratie tool die je helpt de aan-en afmeldingen te stroomlijnen. Zodat je tijd overhoudt die je kunt besteden aan de productie van het event.

De voordelen van Momice op een rijtje:

Complexe registratieprocessen worden eenvoudig
Bespaar tijd en voorkom fouten
Consistente kwaliteit
Huisstijl gewaarborgd
Gemak voor event team
Gemak voor genodigden
Meer event inzichten
Veilig en toegankelijk
Momice team staat altijd voor je klaar

We hebben de voordelen voor je op een rijtje gezet in deze overzichtelijke onepager. Handig om alles nog even na te lezen of om te delen met je collega's. Je kunt hem hier downloaden.

Wat kost het gebruik van Momice?

De Momice basislicentie start bij €2.395,-. Hierbij zijn 5 gebruikers en 3 event credits inbegrepen. Extra event credits kosten, afhankelijk van het aantal events dat je afneemt, tussen de € 335,- en € 395,- per event en elke extra user kost € 550,- per gebruiker. Je kunt ook direct tot 100 events afkopen voor een additioneel bedrag van € 7.500,-

Waarom is Momice niet de goedkoopste eventsoftware leverancier?

Onze klanten organiseren events voor hun meest belangrijke relaties. Daarom vinden wij het heel belangrijk dat onze klanten altijd op onze software kunt vertrouwen. Dat doen we door met een groot professioneel team van 18 mensen elke dag onze software te verbeteren en klaar te staan voor onze klanten. We besteden veel tijd en aandacht aan:

Security & privacy zijn gewaarborgd; we zijn ISO gecertificeerd (27001)
Ontwikkeling van de software: We ontwikkelen de software constant door. We hebben 4 programmeurs en een designer die elke dag bezig zijn de software stabiel te houden en door te ontwikkelen. Momice is een behoorlijk grote applicatie die nooit af is.
Service: we begeleiden al onze klanten het hele jaar door zodat we altijd voor ze klaar kunnen staan wanneer dat nodig is. Dat heeft effect: onze support wordt al jarenlang op een 9,4 beoordeeld.

We zijn daardoor misschien niet de goedkoopste software leverancier. Maar wel een waar je jouw events en belangrijkste relaties aan kunt toevertrouwen.

Hoe ziet het offerte/facturatieproces eruit

1. Inventarisatie/Demo. We stemmen de wensen met je af.
2. Offerte. We maken een voorstel en sturen dit naar je op.
3. Akkoord. Je kunt de offerte online accorderen met de gewenste factuurgegevens erop.
4. Factuur & account. Na akkoord maken we je account aan en wordt de factuur gestuurd.
5. Betaling. Betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum.

Wat zit er in een contract?

1 bedrijfsaccount met 5 gebruikersaccounts
3 event credits
Support via help center, chat, e-mail en telefoon
Persoonlijke begeleiding bij je eerste event
Toegang tot de software (basismodules en extra features/add-ons)
Direct toegang tot updates die bij jouw pakket horen

Hoe lang duurt een contract?

Standaard duurt een contract 1 jaar. In overleg is een meerjarencontract ook mogelijk.

Wanneer kan ik mijn contract opzeggen?

Je kunt een contract opzeggen tot 1 maand voor de einddatum. Daarna wordt het automatisch met een jaar verlengd.

Kan ik eventcredits meenemen naar het volgende jaar?

Dat kan. Van de extra afgenomen credits kun je er 2 meenemen naar het volgende contractjaar. De basislicentie, met daarin 3 credits neem je elk jaar opnieuw af. Koop je credits af? Dan is het bij een afkoop tot 100 credits niet mogelijk om credits mee te nemen naar het volgende jaar.

Is betaling op factuur mogelijk?

Ja. We vertalen jouw wensen in een offerte, die je online kunt accorderen. Je hoeft dan nog niet direct te betalen. De factuur wordt daarna verstuurd.

Kan ik een demo zien?

Ja, dat kan op 4 manieren:

Bekijk een demoversie van de event website in je eigen browser: Symposium
Bekijk een korte demo-video van 9 minuten
Vraag een persoonlijke demo op afspraak aan
Maak een proefaccount aan en bekijk een vooraf ingesteld demo event

Kan ik Momice proberen?

Jazeker! Je kunt alle features zelf uitproberen vanuit jouw gratis proefaccount.
Probeer gratis uit

Kan ik Momice ook voor 1 event afnemen

Ja, dat kan. Neem contact op met het sales team, dan stemmen we je behoeftes af en maken we een prijs op maat voor jou event.

Wat gebeurt er bij een event dat geannuleerd wordt?

Heb je een event gepubliceerd, maar wordt het event toch geannuleerd door onvoorziene omstandigheden? Dan kunnen we de archief datum, of datum dat het event offline gaat, van het event in overleg verplaatsen, zodat het event langer beschikbaar blijft. Zodra er een nieuwe datum is bepaald voor het event, kan de datum worden aangepast. Op die manier hoef je geen nieuw event op te zetten, en heb je nog toegang tot bijvoorbeeld registratielijsten en andere gegevens. We denken hierin graag met je mee!

Wat gebeurt er als ik een event met betaalde toegangstickets annuleer?

In het geval van een betaald event waar al tickets verkocht zijn is het noodzakelijk even contact op te nemen met Momice Support. Het event verplaatsen is mogelijk, maar refunds naar klanten betekent vaak veel werk voor de organisator. We denken natuurlijk altijd met je mee.

Zijn er gebruikersreviews beschikbaar?

Jazeker! We zijn trots op de reviews van onze gebruikers. Je kunt ze vinden op de volgende platformen:

Zijn er referenties die ik kan spreken

Absoluut. Wij willen graag dat potentiële klanten in contact komen met enthousiaste gebruikers – en die zijn er genoeg. Aarzel dus niet om een referentie op te vragen, dan koppelen we je aan de elke gewenste klant die je wil binnen iedere sector.

Wat kan Momice niet? Wat zijn de beperkingen?

Momice is niet geschikt voor B2C events, beurzen, wetenschappelijke congressen en hotelboekingen. Ook biedt Momice geen on-site registratie, buiten de verhuur van registratiedesks inclusief alle devices. Momice richt zich op bezoekersregistratie en communicatie, maar niet op de productie van events.

Als je 1 event per jaar doet
Als je je events niet serieus neemt
Als je geen budget (over) hebt voor event software
Als je de beleving voor je deelnemers niet belangrijk vindt
Als je een volledige op-maat oplossing zoekt
Als je op zoek bent naar een eventbureau of ondersteuning in de productie

Tool & features

Welke features biedt Momice allemaal?

Dit is een lange lijst. We hebben ze onder elkaar gezet op deze speciale feature pagina.

In 1 Momice event zit standaard:

Event website
Branded livestream pagina voor online events
Mailing campagnes (ongelimiteerd)
Registratie (tot 5000 genodigden)
Bezoekers inchecken met de Check-in app (ongelimiteerd)
Statistieken & rapportage

Met deze modules kun je al jouw fysieke, online en hybride events organiseren. Daarnaast zijn er meer geavanceerde opties zoals eigen domeinnaam, geavanceerde registratie opties, publieksinteractie en badges printen mogelijk.

Bekijk alle features.

Welke modules moet ik aanschaffen?

De modules Mail, Registratie, Website, Tickets en Statistieken zitten in de basislicentie van Momice. De Interactie Module is los aan te schaffen voor € 360,- per event of is voor € 1.250,- te activeren voor alle events binnen jouw account.

Binnen de modules is het ook makkelijk om specifieke add-ons aan te schaffen, bijvoorbeeld voor het verkopen van Tickets (gratis tickets zitten wel in de basislicentie), een eigen domeinnaam of het printen van badges.

Betaalde tickets (€ 500,- eenmalig)
Publieksinteractie (€ 350,- los of € 1.250,- als account add-on)
Eigen domeinnaam (€ 1.250,-)
Uitgaand mailadres (€ 600,-)
Introducéregistratie (€ 350,-)
Reservelijst (€ 350,-)
Online Lounge (€ 950,- per keer)
Website & e-mail template (€ 1.250,-)
Uitbreiden capaciteit van 1000-5000 (online) deelnemers (€ 395,- per keer)

Lees meer over de extra features en prijzen.

Kan ik makkelijk meer of minder modules aanschaffen?

De modules uit de basislicentie zijn altijd beschikbaar, onafhankelijk van het gebruik. Voor het aanschaffen of verwijderen van add-ons, zoals betaalde tickets of publieksinteractie, kun je op ieder moment contact opnemen. Na akkoord (de)activeren we de modules direct op jouw account. Wanneer een add-on is ingezet op een reeds aangemaakt event kan dit de werking van het event beïnvloeden. Hierover denken we graag mee.

Kan ik meer of minder collega's/gebruikers aansluiten?

In een Momice licentie zijn standaard 5 gebruikers opgenomen. Wil je gebruikers verwijderen of nieuwe gebruikers toevoegen? Neem dan contact op met support. Zij kunnen het direct voor je regelen.

Kan ik de events in mijn eigen huisstijl maken?

Ja, de event website en mailings zijn helemaal in de huisstijl van jouw event op te maken. Momice biedt standaard templates zodat al jouw aangemaakt events in dezelfde huisstijl starten. Per event kun je die huisstijl ook helemaal aanpassen, door middel van kleuren, afbeeldingen, fonts en logo’s.

Daarnaast kan de Momice Design Studio een speciale account template maken die voor alle events in jouw organisatie gebruikt kan worden. Wil je een complete event identiteit? Ook dat is mogelijk. Lees meer over Design Studio.

Kan ik mijn gegevens uit Momice exporteren? Welke data kan er uit de tool worden gehaald?

Ja je kunt op ieder moment je event gegevens exporteren:

Alle persoonsgegevens rond de registratie van events, dus wie is uitgenodigd, aangemeld, afgemeld, ingecheckt.
Event content. Maar ook alle content die voor een event is opgemaakt zoals de website, mail informatie, bestanden.
Rapportage en statistieken, zoals websitebezoekers, registratiegegevens, e-mailprestaties, enquêteresultaten, interactieresultaten en ticket-omzet.

Is Momice gebruiksvriendelijk?

Een van de redenen dat onze klanten zo enthousiast over Momice zijn is de gebruiksvriendelijkheid van de software. Dat kun je nalezen op de reviews bij verschillende platformen zoals Eventplanner, G2, of Capterra. Je kunt ook gratis een proefaccount aanmaken en het zelf ervaren.

Is Momice geschikt voor al mijn events

Momice is geschikt voor heel veel type (middelgrote) events zoals personeelsevents, congressen, seminars, webinars, lanceringen, marketingevents, klantevents op de zakelijke markt. Voor B2C events is Momice niet geschikt.

Momice is flexibel in te richten voor allerlei zakelijke events zoals congressen, kick-off, productlanceringen, personeelsevents – online, live en hybride. Momice is minder geschikt voor beurzen en wetenschappelijke congressen en B2C events. Wil je het zeker weten? Neem contact op met Momice voor meer informatie.

Hoeveel deelnemers kan ik maximaal in een event hebben?

Voor live events geldt een maximum van 5.000 bezoekers. Voor online events is het maximum 1.000 bezoekers per event.
Verwacht je meer bezoekers? Dan moeten het programma en de Momice capaciteit worden geïnventariseerd – dit gebeurt alleen op aanvraag.

Hoeveel mensen kunnen tegelijkertijd in de software werken?

Je kunt met meerdere mensen tegelijk in Momice werken aan hetzelfde event, maar niet tegelijkertijd aan dezelfde mail of websitepagina. Sommige wijzigingen kunnen dan niet worden opgeslagen. Je kunt wel gelijktijdig aan werken in verschillende modules of aan verschillende pagina’s in de website.

Iedere gebruiker krijgt een eigen account onder jullie bedrijfsaccount en kan in zijn/haar eigen events event werken. Je kunt aangemaakte events ook eenvoudig met elkaar delen om er samen in te werken.

Kan ik verschillende gebruikersrollen/rechten toekennen aan mijn collega's?

Dat kan. Je kunt voor elk event kiezen uit de volgende gebruikersrollen:

Eigenaar (degene die het event aanmaakt)
Beheerder (dezelfde rechten als eigenaar)
Event Manager (dezelfde rechten als beheerder, maar geen gebruikers toevoegen)
Producer (dezelfde rechten als event manager, maar geen templates bewerken of data importeren/exporteren)
Observator (kan alleen bepaalde statistieken bekijken)

Kun je Momice in meerdere talen aanbieden?

Ja, ieder event kan in 2 talen opgemaakt worden. Je kunt kiezen uit 6 verschillende talen. Momice zet dan alle standaard (knop) teksten in de registratie en communicatie in de gekozen taal klaar, zodat je die vervolgens zelf kunt aanpassen en aanvullen.

Hoe gaat Momice met internationale deelnemers voor mijn event om?

Voor online events biedt Momice een optie om de tijdzone van de organisatie van het event in te stellen. Het programma op de event website wordt dan aangepast op de tijdzone waar de websitebezoeker zich op dat moment bevindt. Daarnaast zijn de hele registratie, communicatie, website en mailings in 2 talen op te maken dus je kunt jouw internationale deelnemers in hun taal aanspreken.

Support & onboarding

Hoe snel kan ik beginnen? Hoe gaat het in zijn werk?

Zodra je akkoord hebt gegeven op de offerte van jouw licentie kun je direct aan de slag. Er wordt een account voor je aangemaakt met jouw bedrijfsinstellingen, inclusief event credits. Je kunt dan direct je eerste event aanmaken en publiceren.

Hoe is de onboarding geregeld en hoe lang loopt die?

Je wordt persoonlijk begeleid door jouw Customer Success Manager Dat ziet er als volgt uit:

Ze maakt een account aan en stelt alle gebruikers, domein, e-mail adres en eventueel account template in.
Een kick-off meeting met jouw event team
Je krijgt toegang tot de online training videos
Je krijgt een training voor de openstaande vragen
Je wordt begeleidt bij je eerste event(s) zodat je zeker weet dat je het maximale uit je events en de software van Momice haalt.

Wat zijn de technische stappen en organisatorische maatregelen om te starten met Momice?

Geef jouw gewenste domein door die je voor jou event websites en afzender mail adres wil hebben.
Momice vraagt die aan en stelt het in op jouw account zodat alle nieuwe events de gewenste URL en het juiste mail adres krijgen.
We activeren de add-ons op basis van afgenomen producten
We maken een design (voorstel) die als basis geldt voor al je event websites en mailings met extra design elementen die je kunt gebruiken om je website mooier te maken.

Krijg ik een training in het gebruik van Momice?

Ja, naast de online training videos in het Help Center krijg je ook een online of fysieke training waarin je al jouw vragen kunt stellen. Ook is er extra hulp beschikbaar bij je eerste event(s), als je daar behoefte aan hebt.

Worden er nog meer trainingen en opleidingen aangeboden?

Ja, Momice Academy heeft als doel event professionals te helpen van nieuwe kennis, in de vorm van webinars, crash courses en Masterclasses. Momice biedt ook in-company trainingen op maat.

Hoe is de support geregeld? Kan ik Momice bellen?

Ja, Momice is telefonisch beschikbaar voor vragen. Daarnaast biedt Momice een online Help Center waar alles over de software wordt uitgelegd. Zit je antwoord er niet tussen dan kun je mailen naar support@momice.com en word je vraag zo snel mogelijk behandeld. Gemiddeld worden vragen binnen 2-3 uur beantwoord.

Is de support in het Nederlands?

Ja, onze support medewerkers zijn Nederlands, maar spreken ook vloeiend Engels.

Biedt Momice ook support in het buitenland?

De supportmedewerkers van Momice zitten in Nederland en bieden vanuit daar support aan alle (internationale) klanten binnen de Nederlandse kantoortijden. Het Momice Help Center is wel 24/7 beschikbaar.

Biedt Momice ook ondersteuning on-site?

Nee, de Momice Check-in & Badges is zó ingericht dat je zelf heel eenvoudig je deelnemers (contactloos) kunt inchecken en badges kunt printen op locatie. Alleen bij grote events die via Momice Agency verlopen kan de on-site support aangevraagd worden.

Software & techniek

Werkt Momice in de cloud?

Ja, Momice werkt volledig in de cloud. Iedere klant van Momice krijgt een user account binnen een bedrijfsaccount. De gebruiker kan op ieder moment vanuit zijn/haar computer online inloggen, events aanmaken en bewerken.

Werkt Momice altijd? Wat is de uptime

Onze uptime is de afgelopen jaren 99,98%. Er kan natuurlijk altijd iets gebeuren waardoor Momice, of één van de event websites even niet werkt. We doen er alles aan om dat zo snel mogelijk op te lossen, en dat lukt eigenlijk altijd.

Ontwikkelen jullie de software door?

Ja. We blijven feedback verzamelen en op basis daarvan bepalen we welke features we ontwikkelen. Hier vind je een voorbeeld.

Zijn er integraties mogelijk met andere tools?

Generieke integraties met andere tools zijn niet beschikbaar. Jouw organisatie kan wel gebruik maken van onze API zodat je zelf de koppeling kunt ontwikkelen. We bieden ook een netwerk van integratiepartners die de koppeling voor jouw organisatie kan ontwikkelen. Neem voor meer informatie contact via info@momice.com, dan bespreken we de mogelijkheden.

Is er een API?

Momice biedt een API die te koppelen is aan marketing automation en CRM software. Als bedrijf dien je deze koppeling zelf te realiseren. We denken graag met je mee om de software van Momice zo goed mogelijk te laten aansluiten op bestaande software.

Heeft Momice een event app?

Ja, Momice heeft een Check-in app voor de organisator van het event.

Hiermee kun je:

eenvoudig deelnemers inchecken door de QR-code te scannen vanuit de bevestigingsmail of de e-ticket
handmatig iemand opzoeken en aanwezig zetten
inzien hoeveel en wie er binnen is en wie je nog kunt verwachten
een mobiele Zebra printer koppelen om badges te printen.
ook deelnemers inchecken bij deelsessies waar ze zich voor hebben ingeschreven

Verder is de event website eenvoudig toe te voegen aan het startscherm op de mobiele telefoon van de bezoeker. Er verschijnt dan een icoontje met een directe link naar de event website, die precies hetzelfde werkt als een app. Bezoekers kunnen hier bijvoorbeeld het programma vinden, de gastenlijst en informatie over parkeren en locatie.

Privacy & security

Is Momice veilig?

Absoluut! Momice is ISO-27001 gecertificeerd en kwam zonder moeite door de procedure.
We doen er alles aan om Momice zo veilig mogelijk te houden. Er worden regelmatig PEN-testen op onze software en servers uitgevoerd door onafhankelijke security-bureaus en door onze klanten. Kwetsbaarheden (groot of klein) worden direct opgelost. Sinds Momice ontstaan is in 2013 is er nog nooit een hack of datalek geweest.

Voldoet Momice aan de AVG / GDPR?

Ja. Van een SaaS oplossing als Momice mag je verwachten dat wij goed omgaan met de persoonsgegevens van jouw organisatie en jouw deelnemers. Enkele punten die wij belangrijk vinden zijn:

Persoonsgegevens max. 30 dagen na het event op Momice servers
Dataverwerking binnen de Europese Unie
Verwerkersovereenkomst (DPA) met alle klanten
Verwerkersovereenkomst (DPA) met al onze leveranciers (sub-processors).
Eenvoudig afmelden voor events en mailings
Gastenlijst volgens AVG-richtlijnen
PEN-testen door klanten en onafhankelijke partijen
Alle leveranciers van Momice voldoen aan de hoogste beveiligingsstandaarden

Wat staat er in jullie verwerkersovereenkomst / DPA?

Momice heeft de privacy van gebruikers hoog in het vaandel staan hanteert daarom een DPA die enkel over het verwerken van persoonsgegevens voor events gaat. Daarmee sluit goed aan bij alle type bedrijven. Een voorbeeld van de DPA vind je hier.

Welke data kan er uit de tool worden gehaald?

Alle persoonsgegevens rond de registratie van events, dus wie is uitgenodigd, aangemeld, afgemeld, ingecheckt.
Event content. Maar ook alle content die voor een event is opgemaakt zoals de website, mail informatie, bestanden.
Rapportage en statistieken, zoals websitebezoekers, registratiegegevens, e-mailprestaties, enquêteresultaten, interactieresultaten en ticket-omzet.

Wat zijn de algemene voorwaarden van Momice?

De algemene voorwaarden van Momice (policies & agreements) zijn uitgebreid en zorgvuldig opgesteld. We hebben er daarom een aparte pagina van gemaakt.

Over Momice

Waar en waarom is Momice ontstaan?

Momice is opgericht in Amsterdam, Nederland. We zijn ‘geboren’ vanuit eventbureau International Orange. We vonden de bestaande event software niet passen bij onze behoefte, dus zijn we het zelf gaan ontwikkelen.

Bedrijfsinfo

Momice bestaat sinds 2012 en is gelanceerd in september 2013
Er zijn ruim 35.000 events met onze software georganiseerd
Meer dan 500 bedrijven zijn klant (geweest) van Momice
De NPS is over de afgelopen jaren continu +35 of hoger
¾ van alle event brancheorganisaties in Nederland organiseert al jaren haar events met Momice software

Welke (andere) aanbieders zijn er voor event registratie?
Er zijn in de wereld meer dan 850 (!) event registratie-oplossingen. Geen tijd om ze allemaal te bekijken? We helpen je graag met het uitleggen van de verschillen zodat je zelf de beste keuze kan maken voor jouw events. En we hebben een handige shoppinglist gemaakt.

Is Momice betrouwbaar?

Dat kunnen alleen onze klanten zeggen. Bekijk onze reviews.

Verder koppelen we je met plezier aan iedere klant van Momice om al je vragen te stellen.

Momice Demo & proefaccount

Gratis proefaccount

Wil je direct zien wat er allemaal mogelijk is met de event software van Momice? Je kunt alle features zelf uitproberen met een proefaccount. Maak jouw proefaccount meteen gratis aan!

Persoonlijke demo, vragen of offerte

Heb je behoefte aan meer details over wat mogelijk is in de software of wil je graag aan de slag met Momice? Vul dan het contactformulier in, dan maken we een afspraak.

Alles over de aanschaf, implementatie en gebruik van Momice event software.

TABLE OF CONTENTS