Een compact overzicht in de 4 verschillende type zakelijke events

Deze blog geeft een compact overzicht van de meest voorkomende zakelijke events en per event noemen we de kenmerken en hoe daarop in te spelen.

Congres of conferentie

Bij een congres wordt één inhoudelijk thema belicht, meestal vanuit een specifieke branche (bijv. de medisch of sport). Het kan vanuit één initiatiefnemer worden georganiseerd, maar vaak zijn het er meerdere. Het congres wordt vaak (achteraf) betaald door de werkgever in plaats van door de deelnemer zelf. Veel wetenschappelijke congressen of in het bedrijfsleven wordt een congres ook vaak conferentie of symposium genoemd.

Kenmerken:

• Betaald event: deelname is pas mogelijk na aanschaf van een ticket.
• Grote omvang: honderden of zelfs duizenden deelnemers.
• In- en uitchecken van aanwezigen is gebruikelijk.
• Complex programma met sprekers en sub-sessies (op inschrijving).
• Kan een meerdaags event zijn (dus houdt rekening met hotels in de omgeving van de beoogde locatie).

Netwerkevent of netwerkbijeenkomst

Netwerken is voor veel organisaties belangrijk. Alle aanwezigen op het event hebben kennis en een verhaal. Netwerkevents zijn daarom een goed moment dus om nieuwe mensen te ontmoeten en bestaande relaties te versterken. Door een gastenlijst te publiceren op de event website stimuleer je het netwerken. Ook is het gebruikelijk dat jouw genodigde een of meerdere introducés kan meenemen om zo het netwerk te vergroten. In een volgende blog gaan we dieper in of het dragen van naambadges het netwerken bevordert op een event.

Kenmerken:

• Meestal zijn dit gratis events op uitnodiging. Soms wordt een kleine bijdrage gevraagd voor de catering en/of locatie.
• Specifieke doelgroep: vakgenoten, branchegenoten of mensen met eenzelfde achtergrond.
• Introducés zijn welkom: het uitnodigen van een collega of vakgenoot wordt vaak gestimuleerd.

Productlancering

Voor de lancering van een nieuw product nodig je (potentiële) klanten, influencers en pers uit. Buzz rondom om het event beïnvloedt het succes. Daarom zijn nurturing mailings met elk een specifieke, gepersonaliseerde boodschap, essentieel bij een productlancering of openings-event. De accountmanagers of verschillende stakeholders weten wie er mogelijk geïnteresseerd is in het nieuwe product. Geef hen (of anderen) ook de mogelijkheid om hun eigen relaties uit te nodigen.

Kenmerken:

• Gratis events op uitnodiging: je wilt de juiste mensen uitnodigen voor de presentatie.
• Verschillende doelgroepen met een verschillende boodschap: partners, pers, (potentiële) klanten, influencers.
• Diverse toegangstickets voor de diverse doelgroepen.
• Stakeholders (accountmanagers) nodigen hun relaties uit.

Interne (personeels)bijeenkomsten

Bijna elk bedrijf organiseert wekelijks bijeenkomsten voor de medewerkers (Business to Employee Events) - variërend van board meetings, afdelingsoverleg, een vrijdagmiddagborrel, een teambuildingsdag of het jaarlijkse Sinterklaasfeest. Het is belangrijk dat mensen weten hoe laat en waar ze verwacht worden, wat er op het programma staat en of er nog bijzonderheden zijn. Ook is het prettig als er vooraf of achteraf documenten kunnen worden uitgewisseld en als er een koppeling met de agenda gemaakt kan worden.

Kenmerken:

• B2E events zijn gratis en op persoonlijke uitnodiging.
• Kleine tot middelgrote groepen.
• Homogene doelgroep: medewerkers binnen 1 bedrijf, team of afdeling
• Geen verschillende toegangstickets nodig.

Conclusie

De meeste bedrijven organiseren meer events dan je in eerste instantie zou verwachten. Elk type event vraagt een specifieke aanpak. Het is belangrijk hiermee rekening te houden bij de selectie van je event software.