Registratiesoftware, event-apps, interactietools, video- en streaming platforms... Ook al zijn wij zelf een softwarebedrijf, wij worden ook wel eens duizelig van alle aanbieders en nieuwe tools die op de markt komen. Iedere event software ontwikkelaar probeert de doelgroep te overtuigen dat ze dé oplossing zijn. Maar waarvoor? Hoe kun je de systemen van elkaar onderscheiden en erachter komen wat het beste aansluit bij jouw events? We hebben een handig overzicht gemaakt en vertaald in een shoppinglist, die je kan helpen bij het maken van je keuze!
Verschillende categorieën op een rij
De event software aanbieders zijn op te delen in een aantal hoofdcategorieën. Iedere aanbieder heeft altijd wat overlap maar het geeft je handvatten om snel te kunnen sorteren. Kom erachter wat ze van origine zijn. Door te zien waar ze vandaan komen snap je ook waar ze nu staan en naartoe gaan.
Event registratie software
Event (registratie) software maakt het mogelijk om alle stappen van event registratie en -communicatie te automatiseren: uitnodigen, aanmelden en inchecken, evalueren en ticket verkoop. Event software biedt mogelijkheden voor communicatie met verschillende doelgroepen, in huisstijl van je event en complexe programma’s zoals workshops automatiseren. Momice valt in deze categorie. Andere voorbeelden zijn C-vent en Aanmelder.
Publieksinteractie software
Om de betrokkenheid van het publiek te vergroten is publieksinteractie software heel handig. Hier ligt de nadruk op vragen kunnen stellen en antwoorden tijdens het event. Dat kan via native apps of (mobiele) websites. Voorbeelden zijn Mentimeter, Sendsteps, Kahoot en Momice Online.
Marketing automation software
Geautomatiseerde mails versturen op basis van website gedrag zijn mooie tijdbesparende oplossingen voor de website van je bedrijf. Toch komt bij het versturen van goede uitnodigingen, reminders en updatemails persoonlijke en heel specifieke (event) informatie kijken. Ook de CTA (Meld je aan!) verwijst naar een heel specifiek onderdeel, namelijk het registratieformulier (zie onder). Bekende voorbeelden zijn Mailchimp en Sendinblue. Ook Momice heeft een Mail Module voor het verzenden van event mailings.
Form builders
Form builders zoals Google Forms en Typeform zijn gemaakt om eenvoudig een formulier samen te stellen. Bij events worden formulieren vooral gebruikt voor de registratie vooraf en evaluatie (enquête) achteraf. Je kunt snel een formulier bouwen met deze tools, maar zijn ze niet gekoppeld aan bijvoorbeeld het registratie-overzicht en/of het mailingprogramma, waardoor je veel handmatig werk moet verrichten. De Momice Registratie Module maakt deze koppeling automatisch bij elk event.
Ticketing software
Hier ligt de basis bij tickets verkopen, op de transactie. Daar zit ook altijd een formulier in om aanmeldingen te beheren. Vaak worden die meer gebruikt voor consumenten events zoals concerten, theater en festivals. De focus ligt minder op de communicatie (uitnodigingen en updates) en evaluatie eromheen wat voor zakelijke events weer belangrijker is. Het bekendste voorbeeld van Ticketing Software is Event Brite. Maar ook met Momice is het mogelijk om Tickets te verkopen. 
Community app
Een community staat vaak hoog op de verlanglijst van event professionals. Community apps zijn handig om een bepaalde doelgroep voor een langere periode hierin te servicen met exclusieve content, events en polling. Registratie en evaluatie worden hier minder belicht. Vaak kan dit ook op andere manieren, via bestaande social media of door de event website in te zetten als web-app. Of een wat geavanceerdere optie zoals de Momice Online Lounge voor online events.
Live video platform
Video platformen zijn belangrijker geworden door de toename in online events. Live online meeting tools zoals MS Teams, Zoom, Vimeo, GoToMeeting werken perfect vanaf het moment dat iedereen ‘aanwezig’ is, maar richten zich niet op de communicatie, registratie en de begeleiding vooraf. Momice Online biedt de mogelijkheid om een livestream te integreren.
Webinar software
Een webinar kan live zijn of vooraf opgenomen. Daarmee lijkt het op een event, maar is wel degelijk anders. Webinar software is geschikt om meerdere sprekers op verschillende locaties te kunnen tonen. Minder flexibel in de registratie en communicatie rondom het event. WebinarGeek is het bekendste voorbeeld – en zeer gebruiksvriendelijk. Je kunt natuurlijk ook je eigen webinar verzorgen. Wij hebben een checklist gemaakt die je kan helpen in de voorbereiding.
SaaS of Managed? Wat houdt dit in?
Er zijn grofweg 2 type aanbieders: ‘Software as a Service’, waarbij je zelf de tools kunt beheren en ‘Managed Services’ waarbij projectmanagers van de aanbieder jouw event opzetten en beheren. Er is vaak ook een (groot) prijsverschil tussen deze twee: net als in de supermarkt zijn de voorverpakte producten duurder. Anderen voeren immers het werk voor je uit. Denk daarom ook goed na over wat je zelf wilt doen en wat je wilt uitbesteden.
Registratie is meer dan een (online) formulier
Event registratie software gaat verder dan alleen het registratieformulier en de uitnodiging. Met specifieke software voor events kun je deelnemers op professionele wijze persoonlijk uitnodigen, of complexe registraties met introducees en workshops automatiseren.
Vervolgens stuur je ze een registratiebevestiging met e-ticket per mail, updatemails en link naar de uitgebreide website voor alle informatie over het event. Als je je deelnemers incheckt op de dag van het event, weet je ook wie er aanwezig was en wie niet. Zo kun je ze achteraf bedanken en met een enquête feedback verzamelen.
Benieuwd naar welke features Momice biedt?
Met andere woorden: specifieke event (registratie) software verenigt het hele proces: vóór, tijdens en na het event. ‘Losse’ systemen voor ticketing, interactie of online video tools richten op een onderdeel, maar niet op het geheel. Door gebruik te maken van specifieke software voor events kun je jezelf een hoop tijd en geld besparen.
Mix & match!
Dit betekent niet dat je met één systeem voor altijd klaar bent. Gebruik maken van afzonderlijke tools voor specifieke onderdelen van je event kan heel nuttig zijn. Publieksinteractie apps bijvoorbeeld, bieden veel mogelijkheden voor interactie, quizzes en polls. Zoom heeft mooie break-out functies en bestaande community platformen kunnen prima gebruikt worden voor externe promotie en verbinding onder de deelnemers. Dus zoek niet naar het schaap met 5 poten, maar combineer jouw favoriete software met elkaar om tot de perfecte mix te komen.
Shoppinglist voor event software
Om jou als event organisator te helpen bij het maken van een weloverwogen keuze, heeft Momice een handige checklist gemaakt. Kruis aan wat jij belangrijk vindt bij de organisatie van (online) events. Zo krijg je een duidelijk beeld van waar jouw event software aan moet voldoen. Heb je meer dan 7 vinkjes gezet? Dan is de kans groot dat jij toe bent aan event software!
