Vanwege het coronavirus en de maatregelen die genomen moeten worden om de piek op de belasting van de zorg te verdelen mogen er geen bijeenkomst meer georganiseerd worden. Wellicht zal de maatregel om events onder de 100 bezoekers te houden ook de komende maanden voortgezet worden. Er wordt al genoeg geschreven over de impact hiervan op de gezondheid, de economie en de eventbranche. Ik zou graag me meer willen richten op wat dit betekent voor de manier hoe we in de toekomst events gaan organiseren.
Crisis leidt tot verandering
Na de crisis in 2008 werden bedrijven gedwongen events anders in te richten. Na grote reorganisaties waarbij veel werknemers werden ontslagen was het not done om enorme budgetten uit te trekken voor events (lees: feestjes). Marketing- en eventbudgetten kwamen onder druk te staan met als resultaat: kleinere, marketing-gedreven events en meer behoefte aan duidelijke ROI. Ondanks de vervelende oorzaak zie ik dit als een goede ontwikkeling om bewuster met je doelstellingen, doelgroep en budgetten om te gaan. De huidige crisis leidt tot een dergelijke impactvolle transitie: van offline naar online events. Online en hybride events (livestream, interactie, netwerken en zelfs VR) worden al jarenlang georganiseerd, maar in verhouding met offline events gaat het nog steeds om een minderheid van de events. Waren digitale events eerst puur voor de absolute innovators, nu worden we met zijn allen gedwongen om naar deze manier van events organiseren te bewegen.
De kracht van (live) communicatie
Deze transitie is in lijn met de ontwikkeling van events de afgelopen 20 jaar. De event specialisten (oa. IDEA) zijn het met elkaar eens: events zijn (live) communicatie, met als doel om na het event gedragsverandering te zien. Ofwel: je wilt je doelgroep in beweging krijgen. Deze beweging zorgt voor impact waarvan uiteindelijk de ROI gemeten kan worden. Kunnen we die gedragsverandering ook laten plaatsvinden bij online events? Wat mij betreft wel. Uiteindelijk worden zowel events online als offline georganiseerd om op specifiek moment met je doelgroep samen te komen, kennis uit te wisselen en te netwerken.
De voordelen van Online events
Online events bieden veel mogelijkheden en zijn budgettair ook zeer interessant. Je hebt geen grote eventlocatie nodig, een (kleine) studio (met bijbehorende apparatuur zoals camera’s, licht, etc) is voldoende. De kosten voor catering, signage, on-site personeel vallen weg en de capaciteit is ongelimiteerd. Omdat bezoekers niet hoeven te reizen, zijn online events vriendelijker voor de planeet, is er geen gedoe met parkeergelegenheid en vertraging en is reistijd ineens geen issue meer.
Maar let op! Bij het overschakelen van online naar offline events komt meer kijken dan het verplaatsen van de venue naar een URL.
Benieuwd naar welke tools jij in kunt zetten om online events te realiseren? In ons e-book Online Tools beschrijven wij meer dan 25 online tools die jou helpen om een succesvol event te organiseren.
De spelregels van online events
Het spreekt voor zich dat een goed online event valt of staat met goede software. Kies specialistische partijen en schakel waar nodig een expert in.
Ook de samenstelling van het programma wordt waarschijnlijk anders. Jouw bezoekers zullen minder geneigd zijn om meer dan 2 uur integraal te kijken. Daarnaast bepalen zij in minder dan 2 minuten of ze willen blijven kijken of niet. Met andere woorden: het is aan jou om ze direct te boeien - en te blijven boeien. Kijkers kunnen op elk moment binnenvallen én wegklikken, dus zorg dat het event een duidelijke structuur heeft, bijvoorbeeld door visuele elementen in beeld en/of een dagvoorzitter/presentator die de kijkers door het programma leidt.
De toekomst van events
In mijn eerdere artikelen sta ik uitgebreid stil bij de rol van netwerken voor de toekomst van bedrijven. Mijn boodschap: investeren in je netwerk is de enige manier om te overleven in de huidige relatie-economie. Events spelen hierin een enorm belangrijke rol, zowel online als offline. De huidige omstandigheden zorgen ervoor dat de focus (tijdelijk) verschuift – en in mijn optiek is het een mooie kans om ook de online kant van events te leren kennen. Wat mij betreft betekent dit niet dat de noodzaak van offline events verdwijnt. Welke vorm je kiest, hangt af van de doelstelling en de doelgroep van het event. Bedenk van te voren dus goed hoe je tot het beste resultaat komt.
Hoe blijf jij als event professional in contact met jouw (potentiële) netwerk?
Dit is een vraag die mij al langere tijd behoorlijk bezig houdt. Daarom organiseerde Momice een speciale, digitale editie van de serie Connecting the Dots. Hierin stonden we uitgebreid stil bij het effect van de overgang van offline naar online – en leerden we wat er nodig is om jouw klanten en fans te blijven boeien. Business hacker Denis Doeland adviseert al jarenlang organisaties op het gebied van intellectueel eigendom, business intelligence, social media en digitale strategie en deelt in deze editie zijn kennis met de kijkers. Ikzelf geef een inkijkje geven in wat ik geleerd heb van de transitie van offline naar online events voor Momice. Benieuwd naar deze digitale editie?
Kijk Connecting the Dots 5 hier terug
Conclusie
Begrijp me goed. Offline events zijn zeker niet afgeschreven. Voor de korte termijn is het even niet mogelijk, op de langere termijn gaan ze veranderen. De komende tijd worden bedrijven en eventprofessionals gedwongen om de alternatieven te onderzoeken. Misschien ontdekken we dat het voor bepaalde events het helemaal niet nodig is om fysiek samen te komen. Uiteindelijk gaat het om het contact met je doelgroep en het bereiken van gedragsverandering. We staan aan het begin van een nieuw tijdperk waarin we de verhouding tussen online en offline events gaan bepalen. Laten we samen op onderzoek gaan en erachter komen wat wel, maar vooral wat ook niet werkt.
