Workshops en break-outs zijn vaak een belangrijk onderdeel van B2B events. Ze maken de bezoekersregistratie een stuk complexer. Vaak is er een gelimiteerd aantal plekken beschikbaar, wil je alle sessies zoveel vullen en wil je de genodigde zelf een keuze laten maken. Als je geen event registratiesoftware voor jouw event gebruikt, wordt dit al gauw een ingewikkelde puzzel.
Waarom workshopregistratie uitdagend is (zonder de juiste software)
Workshops of deelsessies op events kunnen uitdagend zijn. Je wilt natuurlijk voorkomen dat sommige zalen (half)leeg zijn, terwijl andere overvol zijn. Jij als organisator wilt graag weten waar je aan toe bent. Daarom is het een goed idee om mensen zich vooraf te laten aanmelden voor één of meerdere workshops op het event.
Waarom je (beter) geen Google of Microsoft forms kunt gebruiken voor workshopregistratie
Google en Microsoft Forms en andere online formulieren zijn niet specifiek voor events ontwikkeld. En dat merk je want:
- Maximumcapaciteit per workshop aangeven is niet mogelijk
- Je krijgt geen overzicht van wie zich voor welke workshop heeft aangemeld
- Deelnemers kunnen hun keuze niet meer wijzigen
- Je kunt de deelnemers niet opvolgen of inchecken op basis van hun workshopkeuze
Workshopregistratie met (goede) event software heeft veel voordelen
Zowel voor de organisator als is het fijn als de workshopregistatie met eventsoftware verloopt.
Voordelen voor de organisator:
- Inzicht in populariteit van de workshops populair
- Maximum toekennen aan een specifieke workshop (en de workshop deactiveren als hij vol is)
- Communicatie personaliseren op basis van de workshopkeuze (interessante content, praktische informatie)
- Gekozen workshop (of zaal) kan worden weergeven op de badge of e-ticket
- Gekozen workshops worden getoond in het registratie-overzicht
- Deelnemers bij elke workshop apart inchecken
Voordelen voor de deelnemer
- Alle workshops in een duidelijk overzicht
- Weet van tevoren of hij/zij aan een specifieke workshop kan deelnemen
- Zelf workshop kiezen & wijzigen
Workshopregistratie: zo pak je het aan
1. Maak vooraf een plan
Schrijf duidelijk uit welke break-outs of deelsessies je wilt aanbieden en maak een inschatting van de zaalindeling en bijbehorende capaciteit.
2. Voeg een zogenaamde ‘workshopvraag’ toe aan het registratieformulier Vindt een sessie meerdere keren plaats? Maak hiervoor dan aparte vragen aan (Workshop A | Ochtend / Workshop A | Middag). Voeg (als jouw event software dat toelaat) een maximum toe aan elke workshop, zodat je de inschrijvingen kunt beheersen.
TIP: maak de vraag verplicht en voeg ook de optie ‘Geen workshop’ toe om te voorkomen dat men zich inschrijft voor een workshop die hij/zij niet gaat bijwonen.
3. Houd de voortgang in de gaten
Is een workshop populair? Bekijk dan de mogelijkheden: is er een grotere zaal beschikbaar? Verhoog dan het maximum. Zo niet? Overweeg dan om de workshop twee keer aan te bieden. Als dat niet kan, maak zet dan de workshop op non-actief in het registratieformulier, om teleurstellingen te voorkomen.
4. Check de deelnemers in bij elke deelsessie
Zorg dat je weet wie welke workshop gevolgd heeft. Sommige event software (zoals Momice) maakt het mogelijk om deelnemers in te checken door de QR-code op het e-ticket te scannen. Je kunt dit natuurlijk ook handmatig bijhouden en later verwerken in het CRM, zodat je weet in welke onderwerpen je doelgroep is geïnteresseerd.
Workshopregistratie met Momice
Zoals je al hebt kunnen lezen, is de event software van Momice heel handig voor workshopregistratie. Hoe het precies werkt, lees je in deze blog.
Wil jij Momice zelf uitproberen? Maak een gratis proefaccount aan en ontdek hoe gemakkelijk (workshop)registratie wordt met specifieke eventsoftware.
