Met de persoonlijke boarding pass kan iedere bezoeker van Postillion Hotels locaties veilig deelnemen aan events.
Vanaf 1 juni zijn kleine bijeenkomsten weer toegestaan. Maar deze bijeenkomsten kunnen alleen slagen als de deelnemers vertrouwen hebben in de veiligheid. Postillion Hotels bedacht een persoonlijke boarding pass, waarop alle persoonlijke veiligheidsinformatie over het event gedeeld wordt. Hiermee laten Postillion Hotels en Momice zien hoe locaties en organisatoren besmetting met het covid-19 virus op events kunnen voorkomen.
Op de boarding pass wordt de naam, maar ook de persoonlijk toegewezen ingang, uitgang, toilet en lunchruimte weergegeven in een overzichtelijke plattegrond. Net als in een vliegtuig krijg je een persoonlijke stoelnummer toegewezen, zodat je zeker weet dat je op de juiste plek terecht komt. Mark Struik, commercieel directeur Postillion Hotels: “In de luchtvaart is men deze procedures al gewend. De toepassing op events zorgt ervoor dat onze bezoekers veiliger aan events kunnen deelnemen.”
Volgens Rutger Bremer, CEO van registratiesoftware Momice, is dit een logische stap in de professionalisering van de communicatie naar bezoekers. Bremer: “ Ik heb er altijd in geloofd, dat heldere communicatie rondom een event heel erg belangrijk is. Deze situatie laat zien dat het niet alleen belangrijk, maar zelfs noodzakelijk is om je deelnemers naar je locatie te krijgen. Ook registratie is belangrijker dan ooit. Je bent verplicht te weten wie er deelneemt aan het event. Gelukkig hebben we bij Momice de juiste toepassingen klaarliggen om bezoekers vooraf te registreren, maar ook in- en uit te checken op het event zelf. Zo kun je als organisator écht zorgdragen voor de veiligheid van je bezoeker.
De samenwerking komt niet helemaal als verrassing. Bremer: “6 jaar geleden hebben we aangeboden om voor alle eventlocaties in Nederland de plattegronden in te tekenen als extra service, zodat de organisatoren deze kunnen delen met hun bezoekers. Dat scheelt enorm in de kosten, want iedere organisator liet ze voorheen telkens opnieuw intekenen. Bremer: “Samen met de Passenger Terminal Amsterdam, Johan Cruijff Arena was Postillion Hotels was een van de eerste locaties die hiervoor koos. Tot op de dag van vandaag bieden ze deze plattegronden aan al hun organisatoren aan. Doordat zij de branche hiermee een stap vooruit waren, kunnen zij nu dit hoge serviceniveau behouden en gemakkelijker inspelen op de nieuwe voorwaarden.”
Op 2 juni organiseerde Postillion Hotels NXTMICE, het eerste 1,5m event voor de eventbranche zelf, in 3 Postillion Hotels. Struik: “Toen Mark Rutte in de persconferentie over de 1,5m economie begon, zijn wij meteen aan de slag gegaan met wat dat voor de events op onze locaties zou betekenen. We wilden onze oplossingen laten zien aan de belangrijkste spelers in de branche, zodat zij dit kunnen delen binnen hun netwerk en we met z’n allen veilige events kunnen organiseren.” Een onderdeel van deze oplossing is de Postillion Hotels Boarding pass. Bremer: “De deelnemers ontvangen een mail een met link naar de persoonlijke pagina waar de boarding pass getoond wordt. Zo weet elke bezoeker precies welke route hij/zij moet nemen – en wordt voorkomen dat grote groepen deelnemers elkaar kruisen binnen de locatie.”
Momice heeft de software zo ontwikkeld dat alle deelnemers van meetings en events bij Postillion Hotels de komende maanden een persoonlijke boarding-pass opgestuurd krijgen. Struik: “Hiermee hopen we dat de toekomstige bezoekers het vertrouwen terugkrijgen en met een gerust hart kunnen deelnemen aan onze events.”