(Online) relatie-events in coronatijd

Op 12 november heeft Jean Paul Wijers zijn 2e boek gepubliceerd: Protocol to Manage Relationships Today waaraan ik een bijdrage heb geleverd met mijn visie en praktische aanpak over het (online) aangaan en versterken van relaties. En hoe event software daarbij helpt. Maar relatiemanagement is niet eenvoudig, en al helemaal niet nu, in corona-tijd. 

De meeste netwerkevents zijn toevallige-ontmoetingen-events

Om maar met de deur in huis te vallen: relatie-events worden zelden goed uitgevoerd. Dat heb ik geleerd door samen met Jean Paul Wijers en zijn Protocolbureau een event te organiseren. Jean Paul (directeur Protocolbureau en Institute of Relationship Management) schetst het probleem perfect: “Veel bedrijven organiseren ‘netwerkevents’. Een kop koffie vooraf, spreker op een podium en daarna bij de borrel lekker netwerken. Zelden wordt hier echt genetwerkt want bij de borrel blijft men gemiddeld 15 minuten en gaat dan naar huis.” Als je dus wél een interessante ontmoeting hebt, is die vaak toevallig, omdat een netwerkstrategie vanuit de organisatie vaak ontbreekt.

Ontmoetingen moet je regisseren, ook online

Netwerken is niet hetzelfde als ‘toevallige ontmoetingen’. Als organisator dien je als verbinder op te treden. Tussen de gasten en het netwerkteam van jouw bedrijf, maar ook tussen de gasten onderling. De kans dat de juiste matches elkaar vanzelf tegenkomen op een event is erg klein, dus je zult ontmoetingen moeten regisseren.  Ik heb zelf mogen ervaren wat een daverend succes het kan opleveren als je de tijd neemt om jouw netwerk met elkaar te verbinden. Lees er alles over in deze blog. 

Nu we niet fysiek bij elkaar mogen komen — of alleen in kleine groepen — verschuiven ook relatie-events naar online. Daar wordt snel een 1-op-1 vertaling gemaakt van fysieke events: een plenair programma met een spreker met presentatie en daarna netwerken.  Maar hoe geef je dit vorm? Een chat-roulette of kleinere break-outs met random groepen lijken voor de hand te liggen. Volledig willekeurig, dus. Entertaining? Zeker. Waardevol? Zelden. Er wordt voorbijgegaan aan de behoefte aan waardevolle ontmoetingen. Daar is meer voor nodig.

Met 'gokken' kom je er niet

Begrijp me niet verkeerd. Ikzelf heb relatie-events ook lange tijd verkeerd aangepakt en de verplaatsing naar online maakt het bepaald niet makkelijker. Ik ben door Jean Paul tot nieuwe inzichten gekomen – en heb zelf inmiddels ook behoorlijk wat online ervaringen als deelnemer én als organisator van online events.

Een waardevolle ontmoeting
vergt voorbereiding, zowel van de organisator als van de deelnemers.

Mijn belangrijkste inzicht: waar je bij fysieke events nog kon gokken op een leuke ontmoeting bij de borrel, val je bij online hard door de mand als je de ontmoetingen niet regisseert. Dit vergt voorbereiding, zowel van de organisator als van de deelnemer. Het is belangrijk om te onthouden dat ze beide een eigen netwerkdoel hebben op jouw event. Het organiserende bedrijf wil de relatie met de aanwezigen versterken – en deelnemers zijn vaak op zoek naar een uitbreiding van hun netwerk. Houd ze daarom beide in het achterhoofd bij de voorbereiding.

Succesvol netwerken kan ook online

Er zijn behoorlijk wat creatieve manieren om jouw deelnemers ook online met elkaar in contact te brengen. Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet. 

• Vooraf informatie verzamelen over de deelnemers (eerdere events, vragen in het registratieformulier) is altijd een goed idee. Zo weet je wie er in de ‘zaal’ zit en ontdek je wat ze zoeken. 
• Zorg voor een gastenlijst op de eventwebsite, zodat deelnemers vooraf contact met elkaar kunnen leggen – en weten wie er komt. Vraag ze eventueel aan te geven met wie ze graag in contact zouden komen, zodat je als match maker kunt optreden. 
• Deel het publiek vooraf in in kleinere groepen voor break-outs of workshops, op basis van bepaalde kenmerken of vragen uit het registratieformulier.
• Neem als organisatie altijd zelf deelnemen aan de break-outs of workshops zodat jij ook als bedrijf de bestaande relaties kunt versterken – en kunt inspringen als er vragen zijn. 
• Ga tijdens het event op zoek naar de overeenkomsten in het publiek. Laat de deelnemers stemmen in een poll of met bordjes. En stuur ze voor verdieping op hun antwoord door naar een specifieke (nieuwe) livestream voor een rondetafelgesprek.
• Faciliteer live match making door middel van direct chat. Stimuleer de deelnemers om elkaar op te zoeken met een direct message of een LinkedIn verzoek. Dit kan natuurlijk ook na het event. 
• Zorg voor een meet & greet met de organisatie, zodat deelnemers hun overige vragen kunnen stellen. Dit kan één-op-één of in een kleine groep.

Bij online val je hard door de mand als je de ontmoetingen niet regisseert. 

Best of both worlds

Events die online plaatsvinden bieden veel mogelijkheden; het bereik is oneindig, doordat alles online is kun je veel meer meten, de interactie met publiek geeft het event een extra dimensie en kennisoverdracht is een stuk laagdrempeliger. 

Toch zit de magie in mijn optiek juist in de combinatie van online en offline. De laagdrempeligheid en grootschaligheid afgewisseld met het versterken van de relatie op exclusieve real-life events, zorgt voor een betaalbare en uitvoerbare manier om organisaties te helpen groeien en bloeien.

Over het boek

Wijers’ visie komt uit de protocolwereld, maar hij wil juist de vertaalslag maken naar ieder event waarin relaties centraal staan. Daarom heeft hij mij gevraagd om mijn visie te delen in zijn boek. Ik ben trots dat ik directeur van een softwarebedrijf kon bijdragen aan een boek waarin een heel menselijk onderwerp centraal staat. Hoe tegenstrijdig software en relaties ook lijken, ze kunnen elkaar echt versterken. 

Het boek Protocol to Manage Relationships Today is interessant voor alle eventmanagers – en bovendien een leuk decembercadeau!