Voor alle zakelijke '1,5 meter bijeenkomsten' gelden strenge richtlijnen. Deze richtlijnen zijn niet alleen van toepassing op bezoekers, maar ook op leveranciers. Tijdens de op- en afbouw van jouw event speelt de coördinatie van alle leveranciers een belangrijke rol. Je kunt in Momice een speciale event website inrichten voor het productieteam. Hier communiceer je eenvoudig over hygiënevoorschriften, ingangen, routing en tijden etc. Zo waarborg je de veiligheid van je leveranciers en voorkom je veel terugkerende vragen.
Protocol zakelijke bijeenkomsten
De op- en afbouwdagen waren ‘normaal gesproken’ drukke, chaotische dagen met veel verschillende leveranciers op de eventlocatie. In de huidige situatie is dat niet wenselijk en zelfs gevaarlijk. De Rijksoverheid heeft daarom richtlijnen opgesteld waar jij je als organisator aan moet houden, in relatie tot jouw bezoekers en leveranciers.
De productieteam website als bijbel
Er is dus veel meer te communiceren dan je gewend bent en met veel verschillende partijen (van AV tot catering en sprekers). Hoe krijg je de informatie bij alle leveranciers terecht? Eén ding is zeker: ga ze niet mailen! Een e-mail raakt gemakkelijk verloren en de informatie veroudert snel. Zet daarom alle informatie op een handige (event) website en deel die link met alle leveranciers. Zo heeft iedereen altijd de actuele informatie op één centrale plek.
Op de website zet je in elk geval:
- Draaiboek met tijdschema’s van op- en afbouw. Zo heb je meteen een papierloze oplossing, die beter is voor de wereld!
- Locatiegegevens: adres en plattegronden van de eventlocatie en informatie over laden en lossen.
- Hygiënerichtlijnen: onderdelen uit het protocol die van toepassing zijn op jouw event.
- Contactgegevens (foto, mail en telefoonnummer) van de organisatie en Chief Corona Officer.
Versie 1,5 - def NU ECHT DEF!!
Het opzetten van een ‘hele’ website lijkt veel werk. Maar ga eens na hoe vaak bijvoorbeeld een draaiboek nog wijzigt. Het is veel efficiënter om één keer een compacte website te bouwen en die regelmatig te updaten dan eindeloos te blijven mailen met nieuwe versies. Bestandsnamen met namen als ‘Versie 1,5 - def NU ECHT DEF!!’, wie heeft ze niet voorbij zien komen? Als iedereen weet dat ze altijd op de website terechtkunnen voor up-to-date info, voorkom je veel ruis en bespaar je heel veel tijd!
Met Momice maak je in een paar minuten zo’n handige event website. Met een snelkoppeling op hun smartphone hebben jouw leveranciers alle informatie altijd op zak. Handig toch?! Probeer het eens – en vergeet niet je leveranciers om feedback te vragen en zo het proces te optimaliseren.
Benieuwd hoe jij jouw events veilig inricht voor bezoekers? Lees er alles over in deze blog. We hebben de rode draad ook samengevat in een handige infographic.
