Wat staat ons te wachten komend eventjaar? Welke trends mogen we niet missen en welke uitdagingen komen we tegen? Onze gebruikers, maar ook andere experts lieten de afgelopen weken van zich horen op diverse kanalen. We vatten het even voor je samen — aangevuld met de visie van Momice-oprichter Rutger Bremer.
1. AI is niet meer weg te denken
Steeds meer event pro’s integreren AI toepassingen in hun events. Of het nu gaat over design, tekst, video, muziek, scripts of inspiratie: overal is een AI-toepassing voor beschikbaar. Wel gaven verschillende event professionals aan dat de verhoogde efficiency niet per se leidt tot meer rust in het werk. Rutger Bremer: “dit is bij de meeste technologische ontwikkelingen zo, we zijn geneigd om steeds harder te gaan lopen. Ik denk dat het slim is om de tijd die overblijft, te investeren in het verbeteren van de inhoud, in plaats van het organiseren van meer events”. Ook Kevin van der Straeten (Eventplanner) zegt: “Nee, eventplanners worden niet (meteen) vervangen. Zij kunnen zich focussen op de creatieve concepten, de ROI, en de inhoud terwijl repetitieve taken overgenomen worden.”
2. Events krijgen een andere plaats in de marketingmix
In IDEA’s whitepaper ‘Live in de lift’ zegt “63 procent van de ondervraagde Chief Marketing Officers dat livecommunicatie een cruciaal onderdeel is in de marcom-mix.” Dagvoorzitter Tom Jessen ziet dit ook terug in de trend van het ontstaan van 365-dagen Event Communities (communities die ook na het event actief blijven). Momice-oprichter Rutger onderstreept dit: “Steeds meer marketeers omarmen de waarde van events. Events hebben de afgelopen jaren een transitie doorgemaakt, van ondergeschoven kindje naar prominente speler in de marketingmix. En dat is terecht, als je kijkt naar de impact die een goed event kan maken op de doelgroep. De diversiteit in type events (online, fysiek, hybride) en het hergebruiken van de content versterken deze trend.
3. Online events blijven van belang
Hoewel alle eventmanagers niet even groot fan zijn van online events, zijn toch de experts het er over eens: online events are here to stay. Vooral wanneer het gaat om kennisoverdracht, verdienen online events vaak de voorkeur boven fysiek. Hierbij spelen overwegingen als kosten (locatie, catering), duurzaamheid (reistijd en waste) en tijdsbesparing (voor de doelgroep) een belangrijke rol. De no-show bij online events is hoger dan bij fysieke events, maar hiermee wordt door de meeste organisatoren vooraf rekening gehouden.
4. Netwerken en ‘echt’ contact wordt steeds belangrijker
Tom Jessen stelt in zijn lijstje dat netwerken de prioriteit krijgt boven inhoud. Rutger Bremer nuanceert: “Ik denk dat hij hier doelt op fysieke events. In dat geval ben ik het met hem eens: zodra je de kennis gaat overdragen via andere kanalen (online events, whitepapers, video’s), is het contact met anderen de grote onderscheidende factor voor fysieke events. De (live) contactmomenten met de doelgroep vormen de basis van de eventkalender: je bepaalt eerst wie je wilt zien en waarom, en daarna kies je de vorm die het beste past. Als je de relatie wilt versterken, is een fysiek event absoluut het meest effectief… áls je aandacht besteedt aan de netwerk-component. Dit gaat niet vanzelf, hier moet je als organisator zorg voor dragen.”
5. Kleine, persoonlijke events blijven populair
Deze trend houdt verband met de vorige; op events staat het (inter)menselijk contact steeds meer centraal. Ook hier geldt weer: als het doel is om informatie over te brengen, dan leent een online event zich beter. Als mensen fysiek ergens naartoe komen, zoeken ze persoonlijke aandacht. Dus (nog) minder massale bijeenkomsten met grote, plenaire sessies, maar op maat gemaakte programma’s met break-outs in kleine groepen en veel interactie. Ook in de give-aways en het uitnodigingsproces (de post maakt een comeback!) zie je deze personal touch steeds vaker terug.
6. Events en vraagstukken worden complexer
Tijdens het Momice 10-jaar event zei IDEA Directeur Maarten Schram: “Event professionals vervullen steeds vaker de rol van business consultant.” De vraagstukken waarvoor events worden ingezet, worden steeds complexer, denk aan fusies, langetermijndoelen, of grote campagnes. Uiteindelijk hebben events maar één doel, zegt Rutger, “en dat is de doelgroep in beweging brengen. Je wilt dat ze iets gaan doén. Daarom moet het hele event er inhoudelijk op gericht zijn om dat te bereiken. Daar gaat veel voorbereiding aan vooraf: het begrijpen van de kernboodschap, het analyseren van de doelgroep, het anticiperen op ambities en belemmeringen en het wegnemen van de drempels voor de doelgroep. Dit is een complex proces dat verder gaat dan ‘alleen’ de productie van een event.”
7. Budgetten laag, no-show blijft een uitdaging
“De belangrijkste discussie die gevoerd moet worden rondom events, is de discussie over ROI,” zegt Rutger. “De kosten voor productie lopen op, terwijl de budgetten minder hard groeien. Dit lees je ook in het rapport van IDEA. Tegelijkertijd blijven event professionals worstelen met hoge no-show cijfers, waardoor de kosten per persoon ook hoger uitvallen.” Toch is het volgens Rutger Bremer een no-brainer, dat de budgetten omhoog moeten. “Tel de trends 2, 4 en 6 maar bij elkaar op, dan zie je dat je gewoonweg niet om events heen kunt: ze zijn belangrijk en waardevol, dus logisch dat er geld tegenover staat. De oplossing zit in het verlagen van de no-show en het hergebruiken van de content, zodat de kosten niet alleen drukken op het event zelf, maar integraal onderdeel zijn van de hele marketingcommunicatie planning.”
Verhoog je opkomst met de toolkit Event Mailings
In deze toolkit vind je gouden tips om de opkomst te verhogen. Inclusief voorbeeld e-mails die je direct kunt gebruiken voor jouw events.
8. Duurzaamheid en inclusiviteit blijven hot topics
De thema’s duurzaamheid en inclusiviteit zijn van toepassing op alle bedrijfstakken, dus ook absoluut op events. Vanaf 1 januari 2024 hebben beursgenoteerde bedrijven de verplichting om te rapporteren over hun impact op de mens en het klimaat vanwege de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Ook wordt er steeds vanzelfsprekender nagedacht over of events en eventcommunicatie voldoende inclusief is. Deze trends blijven het komende jaar actueel.
9. Veiligheid en toegankelijkheid
Het veilig verwerken van persoonsgegevens op en garanderen van de privacy van de gebruikers is iets waar elke organisatie zich mee bezig moet houden. De verantwoordelijkheden en de risico’s groeien, ook met de komst van AI. Organisaties moeten hier dus ook het komende jaar actief mee aan de slag. Overheidsorganisaties moesten al langer voldoen aan de Europese Norm voor digitale toegankelijkheid (de WCAG), maar ook corporate organisaties kunnen daar niet te lang mee wachten. (Event)communicatie moet veilig, inclusief en laagdrempelig zijn en dus moeten de communicatiesystemen daar bij helpen.
Voor deze blog speciale dank aan Tom Jessen, Maarten Schram en IDEA, Kevin van der Straeten (Eventplanner), Dirk Prijs (GvE) en natuurlijk onze trouwe Momiceklanten voor de input en het delen van de inzichten.
Dit vind je misschien ook interessant:
