Event Department is een live communicatiebureau en organiseert zo’n zestig events per jaar. Denk aan brand events, award shows, gala’s, premières, personeelsfeesten, beurzen en persevents. Events zijn een onmisbaar onderdeel van de marketingmix geworden, stelt Maxime Coesèl, eventmanager bij Event Department. Ze legt in dit interview uit hoe Momice haar helpt bij de communicatie rondom events.
Een event waar Coesèl trots op is, is het Esquire Best Geklede Man-event. “Dit jaar mag ik het voor de derde keer als projectmanager oppakken en daar heb ik veel zin in. Het is een hoogwaardig brand-event, waarbij de genodigden in de wereld van Esquire stappen. Belangrijk is dat alle onderdelen bij het merk passen. Het is voor mij een flinke uitdaging om ervoor te zorgen dat alle partners van Esquire een passende activatie kunnen laten plaatsvinden, die tegelijkertijd ook waardeverhogend is voor het event.”
Events zijn onmisbaar deel van de communicatiestrategie
Een van de voordelen van events, is dat er tijdens events content gecreëerd kan worden. Daardoor bereik je na een event niet alleen de genodigden: de boodschap wordt ook overgebracht naar de online doelgroep met behulp van bijvoorbeeld aftermovies. Zo bereik je je doelgroep ook online. “Niet alleen de PR-output van een filmpremière, maar ook de aftermovie en social content moet mensen naar de film trekken. De perfecte social content is vernieuwend en verrassend, zodat de posts online veel gedeeld worden en het event trending wordt. Ook daar ligt onze toegevoegde waarde. Daarnaast zorgen wij ervoor dat we het maximale uit het beschikbare budget halen en waarde toevoegen door middel van sponsoren en partners. We doen meer dan alleen een goed feestje organiseren.”
Bekijk hier de aftermovie van Connecting the Dots 2!
Events zijn een belangrijke vorm van directe communicatie met de doelgroep, stelt Coesèl. “Juist in een tijd met zoveel prikkels is het belangrijk om in te zetten op live communicatie. Je kan een indruk achterlaten die meer blijft hangen dan via bijvoorbeeld TV-reclames. Met events behaal je als marketingafdeling het beste resultaat en het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer merken de toegevoegde waarde ervan zien. Events zijn een marketingtool die niet meer weg te denken is uit de marketingmix.”
Events tonen betrokkenheid doelgroep
“Er komt steeds meer bewustzijn bij bedrijven dat live communicatie een creatieve en onderscheidende manier is om hun boodschap onder de aandacht te brengen. Een event kan een op zichzelf staande tool zijn, maar het is nog beter als het event onderdeel is van een hele communicatiestrategie. Er wordt gelukkig steeds strategischer en creatiever omgegaan met events.”
Coesèl put inspiratie uit de Gouden Giraffe Event Award. “Ook daar zie je dat events een plek veroverd hebben in de marketingstrategie. Het NK Curling haalt bijvoorbeeld een gigantische mediawaarde. Events helpen niet alleen interne doelen te communiceren met medewerkers, maar zijn ook een beproefd middel om externe communicatie vorm te geven. Live communicatie is echt iets anders dan het liken of delen van een bericht op social media. Dankzij live communicatie ‘beleven’ bezoekers een merk en voelen ze zich hierbij betrokken. Na een event meten we het effect door de doelstellingen te evalueren. Relevant hiervoor zijn de reacties van bezoekers en de waarde van alle free publicity (zowel online als in de traditionele media).”
Momice is van toegevoegde waarde
De communicatie rondom een event is een belangrijk onderdeel van de eventorganisatie, stelt Coesèl. “Via Momice sturen we uitnodigingen uit en maken we eventwebsites. Dat eerste contactmoment met de doelgroep is erg belangrijk, het is immers de eerste indruk die een event kan maken. Vanaf dat moment loopt alle communicatie met de doelgroep (op het event na) via dit platform van Momice. Daarom moet dit ook helemaal in lijn zijn met het concept en de uitstraling van het event. Momice maakt dat mogelijk.”
“Vroeger stuurden we nog wel eens geprinte uitnodigingen, wat zeer kostbaar is, of simpele uitnodigingen via de mail. Nu kunnen we uitnodigingen gemakkelijk en snel in Momice maken en sturen. Dit ziet er veel professioneler uit, is meer gestroomlijnd en scheelt ons enorm veel tijd. Als we genodigden handmatig zouden moeten bijhouden, bijvoorbeeld met Excel, dan zou ik gek worden, dus wij zijn erg blij met deze event-registratiesoftware. De medewerkers van Momice staan ook altijd voor ons klaar om mee te denken en waar nodig custom made oplossingen te creëren.”
De eventmanager bij Event Department bezocht de laatste editie van Connecting the Dots, de event serie van Momice. “Daar was ik verbaasd dat er zoveel eventmanagers zijn die aangeven dat ze niet weten wat het doel van het event is. Ik denk dat de Event Blueprint daarbij uitkomst biedt voor zakelijke of corporate events. Zinnig dat Momice dat soort events organiseert.”
Conclusie
Event Department helpt organisaties bij allerlei soorten events en vormen van live communicatie, zoals merkactivaties, premières en personeelsfeesten. Maxime Coesèl stelt dat events een onmisbaar onderdeel zijn geworden van de marketingmix en zich als live communicatie onderscheiden van andere vormen van communicatie. Dankzij Momice bespaart Event Department tijd en is het eerste contact met de doelgroep gestroomlijnd en overzichtelijk. Ook biedt Connecting the Dots, de event serie van Momice, meerwaarde voor eventmanagers.
