De eerste editie van Connecting the Dots trok meer dan vijftig enthousiaste event professionals. Connecting the Dots 1 is onderdeel van een serie waarbij event professionals in 5 events leren hoe ze meer impact kunnen maken met hun events. Aanwezigen Laura Starmans (ABN AMRO), Judith Smits (De Netwerkshow) en Nick Deknudt (Flux50) delen hun ervaringen.
Benieuwd naar de hele serie? 
De belangrijkste inzichten volgens event pro's
Laten we eerst kijken naar de belangrijkste inzichten van het event. De aanwezigen geven aan de volgende take-aways mee naar huis te nemen:
1. Eventprofessionals moeten meer eigenaarschap tonen
Eventprofessionals worden vaak alleen in de operatie ingezet. Zonde! Want veel event pro's hebben veel meer in hun mars. Zij kunnen het verschil maken voor het slagen van een event. Als belangrijkste oplossing voor dit probleem werd het gebruik van een intakeformulier genoemd, waarin doelen, doelstelling en actiepunten vastgesteld worden. Het formulier kan helpen om de juist informatie 'af te dwingen' bij de opdrachtgever en zo meer grip te krijgen op het event. Momice heeft zo'n formulier ontwikkeld: de Event Blueprint, die kun je gratis gebruiken.
2. Event-teams bevatten (te) veel perfectionisten
Voorafgaand aan het event vulden de aanwezigen een persoonlijkheidstest in. En wat bleek? De zaal zat vol met 'perfectionisten' en 'pleasers'. Deze persoonlijkheden hebben veel te brengen, maar teams met alleen deze kwaliteiten presteren minder goed en versterken elkaar in negatieve zin. Dit kan op den duur zelfs leiden tot burn-outs. De oplossing? Zorg voor een divers team, waarin verschillende persoonlijkheden vertegenwoordigd worden. Door teamleden een persoonlijkheidstest te laten doen, kun je een gebalanceerd team samenstellen.
3. Tips voor perfectionisten
'De perfectionist' loopt vaak in dezelfde valkuilen, waaronder uiteindelijk niet alleen het event, maar ook de persoon zelf te leiden heeft. Hier zijn een aantal tips om jouw leven makkelijker te maken:
- Bewaak je grens: 'Nee' zeggen mag echt!
- Vraag om hulp: dit is eerder een signaal van kracht dan van zwakte
- Leg uit dat de kwaliteit van events onder druk staat bij te weinig tijd of budget
- Maak afspraken over de deadlines binnen de opdracht. Bijvoorbeeld: stel de definitieve briefing minimaal 2 maanden van tevoren vast
- Laat los: vertrouw erop dat partners of collega's hun afspraken nakomen
4. Evalueren wordt onderschat
Lang niet alle events worden geëvalueerd, zo blijkt uit Momice-onderzoek. De meestgenoemde argumenten zijn: "Hier heb ik geen tijd voor" en "Het was een eenmalig event, dus er komt toch geen volgende keer".
Toch zijn evaluaties zijn essentieel – hoe kun je anders het succes meten en het budget verantwoorden? Om meer grip te krijgen op events, is het noodzakelijk om te meten of events voldoen aan de verwachtingen van de (interne) opdrachtgever. Met de resultaten uit een bezoekersenquête verzamel je de juiste informatie – daarom is dit een belangrijk onderdeel in de Momice software. In deze blog vind je belangrijke tips voor het evalueren van jouw events.
Veelbelovende eerste editie
Laura Starmans (event manager bij ABN AMRO): "Momice heeft als doel om de eventbranche te helpen professionaliseren. Ze worden zo meer dan alleen een softwarebedrijf dat je helpt met de event registratie, waardoor ze meerwaarde bieden in het leven van event professionals. Ze gaan tijdens dit soort events verder dan voor de hand liggende onderwerpen. Daaruit blijkt dat ze de uitdagingen van event professionals begrijpen.”
“Ik vind het leuk om te zien dat Momice groeit. Dat uit zich niet alleen in de ontwikkeling van de software, maar ook in de kennis die ze delen”, stelt Nick Deknudt, Communications Officer bij het Belgische Flux50. Deknudt: “Ik was benieuwd hoe Momice events organiseert en heb daar het een en ander over en door geleerd. Hoe je jouw doelgroep beter kunt bereiken, bijvoorbeeld. De ochtend na het event heb ik meteen een sessie met mijn collega’s georganiseerd, waarin ik die kennis weer met hen heb gedeeld.”
Wil jij je doelgroep ook beter bereiken?
Nieuwe inzichten in teams
Judith Smits presenteert op business-events De Netwerkshow, waarbij ze bezoekers op een leuke manier met elkaar in contact brengt. De eerste editie van Connecting the Dots is voor Starmans een persoonlijke sessie geweest die haar aan het denken zette. Ze leerde ook veel over teamsamenstellingen.
“Ik ga hier direct mee aan de slag. Hoe kun je ervoor zorgen dat je de juiste balans in jouw team vindt? Ik denk dat je uiteindelijk meer verschillende type persoonlijkheden in een team nodig hebt om het beste uit je team halen.”
'Nee' durven zeggen is een uitdaging
Fijn aan het event vindt Starmans dat je kunt sparren met andere ambitieuze event professionals. “Je hebt als event professional vaak te maken met dezelfde uitdagingen. Bijvoorbeeld: niet voldoende inzicht in de doelstellingen van een event. Of je merkt dat je in de organisatie onvoldoende gehoord wordt. Ook het managen van verwachtingen is vaak uitdagend. Je wisselt op een natuurlijke manier kennis uit, doordat je deze dingen bij elkaar herkent.”
Deknudt sluit zich daarbij aan. Hij geeft aan dat hij heeft geleerd dat hij vaker 'nee' kan zeggen. “Ik voel nu meer de overtuiging om mijn grenzen aan te geven. Als ik geen capaciteit heb, dan kan ik geen kwaliteit leveren. Het is een uitdaging om dat helder te communiceren. Daarbij wil ik mijn creativiteit meer de ruimte geven: de event professional is daar namelijk erg bedreven in. Dat zijn concrete zaken die ik vandaag geleerd heb.”
Goede doelstellingen
Starmans geeft aan dat zij en haar collega’s bij de volgende editie van Connecting the Dots aanwezig willen zijn. “Het is ons plan om alle vijf de events te bezoeken. Het helpt ons om na te denken hoe we kunnen blijven vernieuwen. Door open te staan voor nieuwe ideeën, blijf je namelijk ook kritisch kijken naar de manier waarop je nu je werk doet. Het helder krijgen van de doelstellingen is volgens mij heel belangrijk. Soms zoeken we ook nog naar de juiste doelstelling voor een event. We hopen in het komende evenement daar kennis over op te doen.”
De Vlaamse Deknudt kwam vanuit Brussel naar het evenement in Culemborg en legde daarvoor twee maal drie uur reistijd af. Is hij er de volgende keer weer bij? “Ik was dolgraag weer gekomen, maar ben helaas verhinderd. Ik hoop dat een van mijn collega’s wel in de gelegenheid is om aanwezig te zijn. Voor mij was de eerste editie een goede introductie, maar volgens mij is er nog veel meer te leren.”
Wil jij aan de slag met goede doelstellingen voor jouw event?
Conclusie: echte meerwaarde
De bezoekers van Connecting the Dots waarderen de kennis die gedeeld werd tijdens het event. Die kennis is zowel afkomstig van Momice als van andere bezoekers. Het event vormt daarmee in feite de basis voor een community van event professionals. Op de vraag ‘Ben je van plan om naar de volgende editie van Connecting the Dots te komen?’ antwoordde 100% van de aanwezigen met JA. Geen slechte score!
Ben jij benieuwd naar de hele serie Connecting the Dots? We hebben alle video's gebundeld in één overzicht.
