Langzaam maar zeker is er steeds meer mogelijk om weer live events te organiseren. De regels rondom afstand houden en al dan niet verplicht testen zijn volop in beweging. Toch is het goed om bij de opzet van live events rekening te houden met alle scenario’s.
Sven Janmaat heeft de afgelopen maanden voor Momice de on-site registratie verzorgd bij diverse events en deelt zijn ervaringen: “De belangrijkste conclusie: event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt. De on-site registratie kan de enorme bottleneck worden voor het event, met als resultaat: vertraging en oponthoud in de rij. Tenzij je dit grondig voorbereidt.”
Wil jij meer leren over hoe je kunt omgaan met on-site registratie in coronatijd?
Momice gaf hierover een korte webinar.
“De meest logische volgorde is dat je begint met de coronacheck. Zo laat je alléén bezoekers van wie het coronabewijs gecheckt is, naar binnen. Zo blijft het veilig voor iedereen. Het toegangsticket wordt dan in de volgende stap gescand,” aldus Sven.
Praktisch gezien betekent dit, dat er twee ‘toegangspoorten’ nodig zijn. 1 aan de buitenkant van de venue (bij de voordeur) en één in de ontvangsthal, bijvoorbeeld. Of de ontvangsthal wordt opgedeeld in 2 delen, waarbij de bezoekers eerst langs het corona-checkpoint komen, en daarna hun toegangsbewijs laten controleren. Houd bij het indelen van de ruimte voldoende rekening met oplopende wachtrijen en voldoende afstand tussen de bezoekers.
De belangrijkste conclusie: event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt.
Het coronabewijs (in veel gevallen de Corona Check App) is voor veel eventbezoekers een nieuw fenomeen. Niet iedereen zal beschikken over de juiste app of testuitslag, of even moeten zoeken op het moment van binnenkomst.
Zorg daarom voor voldoende hands-on ondersteuning en zorg ervoor dat bezoekers zonder coronabewijs veilig uit de rij kunnen worden gehaald — zodat ze hulp kunnen krijgen of het event kunnen verlaten.
Wil jij alle informatie in dit artikel in een handige infographic? Dat kan!
Het controleren van het coronabewijs is een extra stap bij de ontvangst van de gasten. Event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt.
Onderstaande formule laat zien hoe je de doorlooptijd van bezoekers kunt berekenen. Deze informatie kun je gebruiken voor het berekenen van het aantal benodigde scanpunten, het opzetten van de registratiebalie én de inrichting van het programma.
Zodra je de totale doorlooptijd weet, kun je berekenen hoeveel scanpunten je nodig hebt om alle bezoekers in te checken binnen de beschikbare tijd.
Vuistregel: met een enkele scanner kun je gemiddeld 100 bezoekers per uur inchecken. Voeg je daar de Corona Check aan toe, dan zul je uit moeten gaan van 70 bezoekers per uur. Je hebt dus al gauw meer dan één scanpunt nodig – of een extra lange inlooptijd.
“Er zijn een aantal knoppen waar je aan kunt draaien”, zegt Sven. “We hebben de belangrijkste op een rij gezet:”
Wil jij gebruik maken van Momice Check-in op jouw live of hybride event?
“Tot slot een praktische tip voor hybride events. De online bezoeker van een hybride event verwacht dat het event stipt op de aangegeven tijd van start gaat. Zelfs 1,5 minuut wachten voelt als onprofessioneel. Bereid de inloop van het live deel daarom heel goed voor en plan voldoende tijd voor uitloop, zodat het programma niet later hoeft te starten. Want als een online bezoeker eenmaal wegklikt, komt hij meestal niet meer terug!”
De afgelopen tien jaar heeft Momice honderden klanten geholpen bij het organiseren van duizenden events. Deze kennis, gecombineerd met onze eigen ervaring hebben we gebundeld in een universele methode: de Momice Event Blueprint. Dit 10 stappenplan is geschikt voor alle typen events: live, online en hybride. Momice-oprichter Rutger Bremer legt uit hoe je deze methode kunt toepassen in de webinar: ‘Succesvolle events in minder tijd’. Nieuwsgierig? 👇