Langzaam maar zeker is er steeds meer mogelijk om weer live events te organiseren. De regels rondom afstand houden en al dan niet verplicht testen zijn volop in beweging. Toch is het goed om bij de opzet van live events rekening te houden met alle scenario’s.
Sven Janmaat heeft de afgelopen maanden voor Momice de on-site registratie verzorgd bij diverse events en deelt zijn ervaringen: “De belangrijkste conclusie: event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt. De on-site registratie kan de enorme bottleneck worden voor het event, met als resultaat: vertraging en oponthoud in de rij. Tenzij je dit grondig voorbereidt.”
Wil jij meer leren over hoe je kunt omgaan met on-site registratie in coronatijd?
Momice gaf hierover een korte webinar.
Twee checkpoints
“De meest logische volgorde is dat je begint met de coronacheck. Zo laat je alléén bezoekers van wie het coronabewijs gecheckt is, naar binnen. Zo blijft het veilig voor iedereen. Het toegangsticket wordt dan in de volgende stap gescand,” aldus Sven.
Praktisch gezien betekent dit, dat er twee ‘toegangspoorten’ nodig zijn. 1 aan de buitenkant van de venue (bij de voordeur) en één in de ontvangsthal, bijvoorbeeld. Of de ontvangsthal wordt opgedeeld in 2 delen, waarbij de bezoekers eerst langs het corona-checkpoint komen, en daarna hun toegangsbewijs laten controleren. Houd bij het indelen van de ruimte voldoende rekening met oplopende wachtrijen en voldoende afstand tussen de bezoekers.
De belangrijkste conclusie: event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt.
Deelnemers zijn onwennig met het coronabewijs
Het coronabewijs (in veel gevallen de Corona Check App) is voor veel eventbezoekers een nieuw fenomeen. Niet iedereen zal beschikken over de juiste app of testuitslag, of even moeten zoeken op het moment van binnenkomst.
Veel voorkomende obstakels volgens Sven:
- Verwisselen van het e-ticket en coronabewijs (twee QR-codes kan verwarrend zijn)
- De corona-app staat ingesteld op internationaal: eerst switchen naar NL variant.
- Nieuwe telefoon, dus coronabewijs is nog niet geupload (echt, deze is al meerdere keren langsgekomen)
- In plaats van de app brengt een deelnemer een internationaal bewijs of geel boekje mee. Dit moet handmatig worden gecheckt op data en gegevens.
Zorg daarom voor voldoende hands-on ondersteuning en zorg ervoor dat bezoekers zonder coronabewijs veilig uit de rij kunnen worden gehaald — zodat ze hulp kunnen krijgen of het event kunnen verlaten.
Wil jij alle informatie in dit artikel in een handige infographic? Dat kan! 
Inlooptijd berekenen
Het controleren van het coronabewijs is een extra stap bij de ontvangst van de gasten. Event organisatoren moeten er rekening mee houden dat de inlooptijd van het event flink toeneemt.
Onderstaande formule laat zien hoe je de doorlooptijd van bezoekers kunt berekenen. Deze informatie kun je gebruiken voor het berekenen van het aantal benodigde scanpunten, het opzetten van de registratiebalie én de inrichting van het programma.
Zodra je de totale doorlooptijd weet, kun je berekenen hoeveel scanpunten je nodig hebt om alle bezoekers in te checken binnen de beschikbare tijd.
Vuistregel: met een enkele scanner kun je gemiddeld 100 bezoekers per uur inchecken. Voeg je daar de Corona Check aan toe, dan zul je uit moeten gaan van 70 bezoekers per uur. Je hebt dus al gauw meer dan één scanpunt nodig – of een extra lange inlooptijd.
Wachtrijen voorkomen!
“Er zijn een aantal knoppen waar je aan kunt draaien”, zegt Sven. “We hebben de belangrijkste op een rij gezet:”
- Langere inlooptijd
Je kunt de ontvangst vroeger starten of het programma later laten beginnen. Houd er wel rekening mee dat mensen geneigd zijn om op het laatste moment aan te komen, dus alleen een langere inlooptijd is niet voldoende. - Aankomst in tijdsblokken
Door de deelnemers in het registratieformulier te vragen hun eigen tijdsblok te kiezen, spreid je de aankomst van gasten over de gehele inlooptijd. Het is wel slim om maximum te verbinden aan elk tijdsblok, anders kiest nog iedereen voor het laatste moment. Tip: maak het maximumaantal voor het laatste tijdsblok iets lager dan de andere, zodat je ruimte overhoudt voor uitloop. - Communicatie vooraf
Bevestig de gekozen aankomsttijd duidelijk in de bevestigingsmail en herhaal deze tijd in een herinneringsmail de dag voor het event. Vertel duidelijk waarom het belangrijk is dat men op tijd aanwezig is. - Voorbereiding voor de deelnemer
Leg uit hoe de check-in verloopt en welke bewijzen en tickets nodig zijn (en hoe deze te installeren/tonen). - Meerdere checkpoints
Scheid de coronacheck van het scannen van de toegangsbewijzen (zie boven). - Twee aanspreekpunten
Zorg bij beide checkpoints voor een vast aanspreekpunt bij problemen: één persoon voor de coronacheck en één persoon voor de toegangstickets en badges. - Hulppost
Zorg voor een plek waar mensen zonder de juiste gegevens zich kunnen melden, buiten de rij. Zo voorkom je oponthoud en blijft het veilig. - Voldoende scanpunten
Zorg voor voldoende scanpunten bij de incheckbalie. Hoe breder opgezet, hoe meer mensen tegelijk naar binnen kunnen. - Een rechte route
Plaats alle stappen van het incheckproces in een logische volgorde achter elkaar. Zo voorkom je dat bezoekers weer uit een rij moeten stappen om bijvoorbeeld terug te keren naar de garderobe. - Heldere signage
Zorg voor heldere signage, vanaf de parkeerplaats, aanlooproute en bij de entree. Hang bordjes op met instructies, bijvoorbeeld welke code de bezoekers gereed moeten houden, voor een soepele doorstroom. - Contactloos inchecken
Indien mogelijk, kies dan voor contactloos inchecken: laat bezoekers na de corona check (dit moet wel door een host(ess) gebeuren) zichzelf inchecken. De deelnemer scant dan zijn eigen toegangsticket, print een label en plakt deze zelf op de badge. Zo voorkom je vertraging bij het zoeken naar de juiste naam en het registreren van de aanwezigen.
Wil jij gebruik maken van Momice Check-in op jouw live of hybride event?
Hybride events: zorg dat je op tijd kunt beginnen!
“Tot slot een praktische tip voor hybride events. De online bezoeker van een hybride event verwacht dat het event stipt op de aangegeven tijd van start gaat. Zelfs 1,5 minuut wachten voelt als onprofessioneel. Bereid de inloop van het live deel daarom heel goed voor en plan voldoende tijd voor uitloop, zodat het programma niet later hoeft te starten. Want als een online bezoeker eenmaal wegklikt, komt hij meestal niet meer terug!”
Webinar: Succesvolle events in minder tijd
De afgelopen tien jaar heeft Momice honderden klanten geholpen bij het organiseren van duizenden events. Deze kennis, gecombineerd met onze eigen ervaring hebben we gebundeld in een universele methode: de Momice Event Blueprint. Dit 10 stappenplan is geschikt voor alle typen events: live, online en hybride. Momice-oprichter Rutger Bremer legt uit hoe je deze methode kunt toepassen in de webinar: ‘Succesvolle events in minder tijd’. Nieuwsgierig? 👇
