Worden hybride events de nieuwe standaard of blijven ze een uitzondering? Hoe voorkom je dat je ergens in stapt dat veel complexer en duurder is dan je had gehoopt — terwijl de resultaten achterblijven?
Die vragen werden beantwoord door Rutger Bremer (Momice) en Thomas Mulder (We Are Live) in de Webinar hybride events. In deze blog delen we de take-aways. Heb jij de webinar gemist? Je kunt hem helemaal terugkijken.
We vroegen de ruim 200 aanwezige event professionals in de livestream naar hun ervaringen en verwachtingen. Een paar leuke statistieken:
Voordat je überhaupt nadenkt over een hybride event, zijn er een aantal dingen die je moet weten:
Doordat je een live en online publiek op hetzelfde moment hebt, ben je 2 events aan het organiseren. Hierbij moet je wel voor verbinding tussen live en online publiek zorgen, want anders kun je net zo goed 2 losse events organiseren.
Om een hybride event toch succesvol te laten verlopen heb je met professionele teams en tools nodig. Regisseurs, licht-, geluids- en cameramensen voor het online gedeelte én een crew die in de zaal ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.
Daarnaast heb je tools (event software) nodig die ‘begrijpt’ dat er een live en online publiek is zodat je het uitnodigen, aanmelden, inchecken, streamen, interacteren, break-outs en evalueren binnen 1 overkoepelend event maar wel gescheiden kunt laten verlopen.
€ 20.000 euro heb je minimaal nodig om een hybride event te organiseren. Dat komt door een professionele crew en materiaal voor TV-waardige productie, in combinatie met een locatie waar je de live deelnemers kunt ontvangen en van een hapje en drankje kunt voorzien. Alle manieren om het goedkoper te maken, doen afbreuk aan de kwaliteit van het event en dus de reputatie naar je doelgroep.
Een deelnemer die een live locatie bezoekt heeft een heel andere beleving dan een online kijker. Voor beide doelgroepen heb je te maken met andere (registratie)informatie: dieetwensen en informatie over parkeren zijn bijvoorbeeld niet relevant voor je online bezoekers. Aan de andere kant hebben live deelnemers niet te maken met de livestream en technische tips voor deelname.
Alleen met professionele event software zoals Momice ben je in staat om de uitnodiging, registratie en andere mails volledig te scheiden, zonder handmatig werk. Door de registratie slim in te richten, weet de software wie er live en online deel gaat nemen. Op deze manier kun je met elke doelgroep gericht communiceren, bezoekers inchecken (online én offline) en de resultaten achteraf meten en evalueren.
OK. Voordat je in productiemodus gaat: stel jezelf en je team de volgende vragen. Bij hybride events heb je door de 2 verschillende doelgroepen te maken met lastige kwesties waar je alleen achter komt als je al begonnen bent (of als je deze blog leest :-). Bij Momice hebben we namelijk zelf ook hybride events georganiseerd en we hebben al op veel plekken de hersens gekraakt en de valkuilen ontdekt.
1. Moet het echt hybride zijn?
Hybride events zijn eigenlijk alleen geschikt voor marketing & sales events, waarin netwerken (voor live deelnemers) en het delen van kennis (met alle deelnemers) centraal staan. Alle andere type events kun je beter als 2 losse momenten een live of volledig online event organiseren. Scheelt je veel geld én stress.
2. Wie wil ik live spreken en wie kijkt online mee?
De kostprijs voor een deelnemer in de zaal is vele malen hoger dan die van een online deelnemer. Die kosten kunnen het waard zijn, áls het je lukt om de relatie met de mensen in de zaal echt te versterken. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen wie jouw belangrijkste relaties zijn, en alleen déze mensen uit te nodigen om live deel te nemen. De rest kijkt online. Lees meer over relatiemanagement in deze blog.
3. Hoe weet ik wie waar aanwezig is?
Mogen deelnemers zelf kiezen aan welk gedeelte ze deelnemen? Of is het live gedeelte alleen op uitnodiging? Je kunt ervoor kiezen om aparte tickets aan te maken voor verschillende doelgroepen. Op deze manier kun je de verschillende prijzen hanteren voor live en online. Bovendien komen de geregistreerde bezoekers automatisch op de juiste mailinglist terecht.
4. Hoe houd ik de communicatie gescheiden?
Per event worden er gemiddeld 5 mails (uitnodiging, reminders, update, bedankmail, follow-up) gestuurd. Dit betekent voor 2 doelgroepen al gauw 10 verschillende mails. Het is daarom slim om in de event software gebruik te maken van 2 aparte lijsten, zodat je beide groepen aparte mails kunt sturen over bijvoorbeeld de locatie, of start van het online programma.
5. Hoe meet ik het succes van het hybride event?
Om je doelstellingen te meten wil je weten hoeveel live en online deelnemers je hebt gehad: de bezoekers moeten dus worden ingecheckt, live én online. Door in de software verschillende ‘locaties’ aan te maken (live en online) kun je de online kijkers automatisch inchecken. Op locatie gaat dit eenvoudig door het scannen van een e-ticket. Voor het meten van de rest van de resultaten stuur je met de juiste software een enquête uit.
Een deel van de kijkers gaf niet veel nieuws te hebben geleerd van de webinar. Dit verbaasde ons niet, want het ‘klinkt allemaal zo logisch’. Toch blijkt uit gesprekken met kijkers, dat de complexiteit van hybride events pas duidelijk wordt wanneer je er écht mee aan de slag gaat. Pas dan komen komen er situaties naar voren die je niet van te voren kunt bedenken. Wil je weten hoe je Momice slim inzet voor jouw hybride event? Bekijk dan de demo in de Webinar video (scroll door naar minuut 50).
Daarom is het van belang om de event journey van beide doelgroepen helemaal uit te werken, zodat beide doelgroepen evenveel aandacht krijgen. Momice kan je daarbij helpen — ook als je geen klant bent. Stuur ons een mailtje, dan plannen we een mini-consult in met oprichter Rutger Bremer. Hij stelt je dan een paar scherpe vragen, die jou op weg kunnen helpen bij het event.